La oficina abierta no consiste únicamente en tirar las paredes

Abriendo espacios - Expansion (pdf)

Me gustaron las reacciones y el debate que surgieron a partir de esta entrada de hace unos días sobre la supuesta crisis de los modelos de oficinas abiertas, que en los Estados Unidos son ya más del 70%, a pesar de que aquel artículo fue obviamente víctima de una muy mala elección de titular por mi parte que llevó a que algunos lo interpretasen como una opinión en contra de las oficinas abiertas, cuando en realidad era todo lo contrario (mi idea original era que la “falacia” estaba en considerar que se podían obtener los beneficios atribuidos a las oficinas abiertas con simplemente quitar las paredes… demasiado rebuscado, me temo).

Así que rehice el artículo como columna de Expansión, lo titulé “Abriendo espacios” (pdf), lo reduje para cumplir mis requisitos de espacio, e intenté transmitir las mismas ideas de manera más clara, que son las siguientes:

  • Las oficinas abiertas son decididamente un modelo interesante: permiten ahorros de espacio, mayor comunicación, más circulación de ideas y compartición de conocimiento. Sin embargo, los modelos actuales de oficina abierta suelen adolecer de problemas que impiden que esos objetivos se materialicen.
  • Oficina abierta significa “para todos”. Si conviertes el modelo en una estructura de castas, en un escalafón en el que el privilegio más elevado es conseguir tu propio despacho cerrado, fracasarás. Las tareas que te parece que requieren privacidad, como determinadas reuniones o conversaciones, hazlas en espacios especialmente diseñados para permitir esa privacidad.
  • Igualmente, si la oficina abierta es un intento de tener vigilado al personal, olvídalo. A los trabajadores no les gusta que los sometan a vigilancia – y de hecho, esa mentalidad, en la empresa de hoy, debería ser erradicada. La idea de la oficina abierta es otra. Y si no lo es, se te notará (y fracasarás).
  • Oficina abierta significa lugares no asignados de manera fija – espacios flotantes, como mucho áreas o zonas asignadas a departamentos – y una infraestructura tecnológica que no solo permita, sino que fuerce la total desaparición del papel. Ordenadores portátiles y documentos en la nube, nada de papel. El papel no desaparece porque lo digas, desaparece cuando se convierte en incómodo, y que no lo puedas dejar en tu mesa porque sencillamente no es tu mesa es un factor de incomodidad fundamental. Eso sí, puedes dejar unas taquillas para quien quiera dejar algún objeto o alguna otra cosa.
  • La implantación de una oficina abierta precisa de una mentalidad abierta: dar a los trabajadores la posibilidad de que determinados trabajos, que posiblemente requieran de una mayor concentración, sean desarrollados en casa o en una infraestructura dedicada a tal efecto (cuyo uso hay que vigilar para que no termine convirtiéndose de facto en un despacho asignado por la fuerza de la costumbre).
  • Que cualquiera pueda trabajar desde donde quiera implica que cualquiera puede ser contactado desde donde quiera, con soluciones tecnológicas adecuadas y sencillas para reuniones virtuales. Flexibilidad para plantearte tu esquema de trabajo, qué tareas haces en qué sitios, para una mayor facilidad de cara a la conciliación y a otros factores igualmente importantes, a cambio de disponibilidad – obviamente, con medida (lo de “no me has contestado el correo que te envié a la una de la madrugada” es absurdo – aunque me consta que ocurre)
  • Oficina abierta implica mentalidad abierta. Pero si consigues que funcione, los beneficios pueden ser muy significativos, todos los que rodean a una cultura más abierta. Pero de nuevo: mucho de lo que hay no funciona porque no es, en realidad,un modelo de oficina abierta. Se han limitado a quitar paredes. Para obtener los beneficios de la oficina abierta es mucho más importante lo que tienes que poner que lo que tienes que quitar.

A continuación, el texto completo del artículo:

 

Abriendo espacios

A lo largo de las últimas décadas, el modelo de oficina abierta ha ido ganando adeptos hasta convertirse, en el caso de los Estados Unidos, en mayoritario: un 70% de los entornos de trabajo en ese país carecen de paredes o utilizan divisiones bajas. 

Sin embargo, este modelo se está poniendo recientemente en cuestión: niveles bajos de productividad, distracciones, dificultad para alcanzar cierto nivel de concentración, o “sistemas de castas” en los que determinados privilegiados tienen despacho, mientras otros deben conformarse con el patio común.

En realidad, lo que empezó siendo un método para compartir conocimiento y promover la circulación de ideas, ha terminado teniendo como motivación una miope reducción de costes y un intento de control similar al de aquella cárcel panóptica diseñada por Jeremy Bentham en la que nunca podías saber si estabas siendo vigilado. 

Si queremos que las oficinas abiertas funcionen, hay que dotarlas de un componente fundamental: una verdadera cultura abierta. Eliminar privilegios, y permitir la deslocalización de tareas: aquello que exige concentración, se hace en casa o en infraestructuras compartidas diseñadas a tal efecto, todo ello apoyado con la tecnología que proporciona soporte al proceso. Lo que implica, para empezar a hablar, la eliminación total del papel. El papel es el enemigo a batir: la información en papel circula peor, se comparte peor y se administra peor. Y de manera natural, si se eliminan los espacios asignados, el papel desaparece: es engorroso transportarlo. 

Las oficinas del futuro son abiertas. Pero eso no quiere decir que las actuales oficinas abiertas estén bien diseñadas: la gran mayoría, de hecho, no lo están. ¿Queremos que funcionen? Pues pensemos que esto no va de quitar paredes, sino de poner tecnología y cultura. 

 

8 comentarios

  • #001
    Alierto - 9 enero 2015 - 11:31

    >>hay que dotarlas de un componente fundamental: una verdadera cultura abierta. Eliminar privilegios, y permitir la deslocalización de tareas: aquello que exige concentración, se hace en casa o en infraestructuras compartidas diseñadas a tal efecto

    Despues de leer esto, y con mis 50 años de vida y después de 10 años en una multinacional americana con sede en España, lo veo crudo en este pais.
    En 10 años vi pasar, modificar y cercenar todo tipo de buenas ideas llevadas a la practica con éxito en USA, y aquí recicladas, manipuladas, cortadas o simplemente olvidadas, para seguir manteniendo una serie de castas en la empresa , amiguetes y enchufes a costa de lo que fuese.
    Igual solo se refiere a USA el articulo…..

  • #002
    Jesús Ranchal Sirvent - 9 enero 2015 - 11:58

    Supongo que el problema es que muchas empresas siguen haciendo las cosas porque “están de moda”, sin detenerse a comprender el motivo… de ahí que quiten paredes y lo llamen “oficina abierta”.

    Coincido con tus planteamientos, Enrique.

  • #003
    Gorki - 9 enero 2015 - 13:14

    Sigue pareciéndome tu planteamiento absolutamente utópico. En ninguna empresa de más de 10 empleados.hay un director que no tenga un despacho separado del resto de los empleados. Lo que cuentas puede ser cierto, pero exige un cambio de mentalidad excesivo.

    Mientras tanto no pasamos de soluciones muy parciales, como que los vendedores y empleados como los teletrabajadores, que están el 80% del tiempo trabajando fuera de la oficina, en vez de tener una mesa asignada, tengan un espacio de uso compartido entre ellos.

  • #004
    Enrique Dans - 9 enero 2015 - 13:42

    #003: Súbete a Idealista, más de doscientos empleados, y podrás ver la mesa de su fundador en el mismo patio que todas las demás. Y periódicamente, las rotan…

  • #005
    Gorki - 9 enero 2015 - 21:17

    #004 Enrique Dans
    “touche” , estoy confundido, hay una. ¿Conoces otra? — Yo no

  • #006
    pepe - 9 enero 2015 - 23:27

    Las oficinas sin sitio asignado son una barbaridad por dos motivos:

    1) obligar a la gente que usa transporte público a llevarse todos los días el ordenador a casa es una tortura, simple y llanamente.

    2) mucho mejor un ordenador de sobremesa con una pantalla de dimensiones generosas antes que un portátil, mucho más productivo. El portátil para quien está una jornada laboral usando un ordenador es otra tortura. Cualquiera que haya usado uno y otro en su trabajo puede ratificar esto.

    Por último, estoy usando tu página desde un móvil y la usabilidad es un auténtico desastre. Creo que el blog de alguien como tú debería cuidar mucho más estos aspectos.

    Un saludo

  • #007
    Ernesto - 10 enero 2015 - 13:03

    Buen punto los de #006 , en mi nuevo trabajo como vamos a tener muchas reuniones que requieren llevar la laptop, se tiene planeado el uso de plataformas elevadas y teclados en los puestos de cada uno, lo cual inevitablemente deriva a tener puesto fijo, y claro… si comparamos la comodidad que tiene trabajar con una pantalla generosa, no hay color.

    Debo insistir y reiterar mi opinión dada en el articulo interior: las distribuciones en las oficinas deben propiciar el potenciar el trabajo de los equipos, generar sinergia, complicidades y propósito común, el que los 3 u 8 miembros de tu equipo estén pasivamente en una sala con 20 o mas personas no ayuda precisamente a formar equipos, por no hablar del acceso a elementos visuales como tableros y pizarras.

  • #008
    Francisco - 16 enero 2015 - 09:48

    Encantado de saludarte Enrique, hemos compartido planos en el documental de consumo colaborativo, así que es un placer ver que compartimos más criterios que el de la economía colaborativa.
    Subscribo totalmente tu opinión y, con tu permiso incorporo algunos conceptos más que si duda espero que sean de tu interés.
    Ayer precisamente estuve en Málaga para transformar una oficina en un ecosistema creativo. La empresa es de desarrollo y necesitan no sólo tirar las paredes, sino las barreras que impiden crear una cultura. Sin duda la parte más interesante del trabajo, ayudarles a entender como el espacio es, la dinámica a través de la que podemos influir en el comportamiento de las personas. Definir ese comportamiento está totalmente ligado a la cultura de la empresa. Un tema apasionante.

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