Dropbox y la reinvención de la oficina

IMAGE: Dropbox Studios

Aún no he tenido la oportunidad de visitar las nuevas oficinas de Dropbox, pero me gustaría poder hacerlo en algún momento, porque todo lo que voy leyendo sobre su rediseño radical me gusta mucho y tiene que ver exactamente con las cuestiones que llevo mucho tiempo defendiendo: la necesidad de rediseñar la oficina para convertirlas en un lugar para la interacción, en el contexto de compañías declaradas virtual-first en las que el trabajo se desarrolla principalmente y habitualmente desde casa.

Dropbox, en efecto, ha reabierto sus oficinas, pero con un detalle fundamental: ya no son oficinas como tales. Ahora son sitios pensados para proporcionar oportunidades para la interacción entre personas, sean los propios trabajadores o sus invitados (clientes, socios, colaboradores, etc.), en el tipo de ambientes en los que resulta agradable reunirse. La idea es que un trabajador no puede ya simplemente tratar de ir allí de nueve a cinco para sentarse en un sitio y trabajar, porque las instalaciones no están pensadas para ello. La compañía ha publicado para sus trabajadores un muy interesante y recomendable Virtual First Toolkit para que entiendan el nuevo enfoque, les ha dado la bienvenida a sus oficinas, rebautizadas como Dropbox Studios, pero les ha explicado que, a partir de ahora, la normalidad será completamente diferente.

Según un estudio reciente de The Economist, los trabajadores del conocimiento se concentran mucho mejor en sus casas, y pueden estar tan comprometidos con sus compañías como antes. De hecho, en las encuestas internas realizadas por Dropbox, la mayoría de los empleados afirmaban que podían ser productivos en sus casa (casi el 90%) y que no querían volver a una rígida semana laboral de cinco días en la oficina. Durante la pandemia, la compañía no solo ha sido perfectamente capaz de seguir prestando servicios a sus clientes sin ningún tipo de discontinuidad, sino que, además, ha seguido trabajando en nuevos productos y funcionalidades. En el caso de algunas compañías tecnológicas, como Microsoft, el rendimiento de los trabajadores han sido incluso mayor durante la pandemia, lo que ha motivado que la compañía los recompense con unas vacaciones y un bonus adicional.

Sin embargo, las cosas tampoco son ideales cuando se trabaja desde casa. Las compañías necesitan adaptare a ello, de manera que no todo se convierta en una videoconferencia permanente – el recurso a las metodologías asíncronas es fundamental – y los trabajadores no se sientan sometidos a constantes notificaciones o tengan sensación de distanciamiento o de aislamiento. Las culturas corporativas pueden verse amenazadas por una ausencia total de interacción personal, que tiende a hacer algo más difícil la comunicación y a complicar el desarrollo de, sobre todo, nuevos proyectos.

Muchas de las percepciones que algunos tienen sobre los problemas del trabajo distribuido no son reales: por ejemplo, no existe ninguna prueba de que esos encuentros casuales en la oficina sean necesarios para la innovación, y todo apunta a que nos encontramos ante uno más de esos mitos que las personas se inventan para evitar el cambio. Pero sí pueden existir funciones para la oficina que refuercen la vinculación y que permitan otro tipo de posibilidades, sobre todo en el ámbito de lo social. Para esas cosas, contar con una oficina es importante, pero en ese caso, reducir la idea de una oficina a un lugar donde cada uno se sienta en un sitio a trabajar es absurdo. Y el enfoque de rediseño adoptado por Dropbox me parece, en ese sentido, brillante – porque, además, en ese nuevo desarrollo del trabajo distribuido pueden jugar un papel importante las propias herramientas que la compañía comercializa. Es, en todos los sentidos, predicar con el ejemplo.

Volver a la oficina está resultando para muchos una sensación extraña: es el momento, precisamente, de aprovechar esas sensaciones para plantear cambios, para modificar la forma de trabajar, y sobre todo, para cambiar las percepciones que teníamos sobre lo que es una oficina. Hacer el trabajo distribuido posible para cuantas más personas mejor es una meta necesaria para, además, contribuir a mejorar nuestra calidad de vida y el funcionamiento de las ciudades, para reducir los miserables desplazamientos recurrentes «todos a la misma hora» resultantes en infernales atascos, y para mejorar nuestra relación con el trabajo. Pero para que todo eso funcione, hace falta que las compañías sean conscientes de ello, y hagan lo posible por no volver a como trabajábamos antes de la pandemia, por no tratar de hacer un viaje en el tiempo a febrero de 2020. Febrero de 2020 ya pasó, y hemos vivido mucho desde entonces: aprovechemos la pandemia para introducir cambios en cómo hacemos las cosas. Vale la pena.


This article is also available in English on my Medium page, «Companies everywhere: go virtual-first and follow Dropbox’s reinvention of the office«


10 comentarios

  • #001
    Daniel Terán - 9 julio 2021 - 16:22

    Yo lo que no termino de ver es un modelo mixto donde se acude a la oficina a videollamar a los que ese día no acuden a la oficina. O van todos o ninguno.

    Luego hay otra cosa importante que mencionas ahí: los clientes. Que sí se puede ser productivo desde casa dentro de la misma compañía. ¿Pero, y la interacción con los clientes? ¿Cómo se ha sobrellevado durante la pandemia?

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    • Mauricio - 9 julio 2021 - 16:58

      Creo, Daniel, que no es una cuestión de todos o ninguno sino de que sencillamente unos prefieren trabajar presencialmente y otros a distancia, y si la empresa tiene unas características que le permiten atender estas preferencias de sus empleados, entonces ambas posibilidades deberían ser efectivamente ofrecidas.

      Evidentemente, esto depende del tipo de empresa y es más aplicable al que los norteamericanos denominan white-collar worker y no tanto al blue-collar worker. Por otro lado, es evidente que cuando los clientes interactúan con la empresa principalmente de manera virtual (como ocurre en muchas empresas tecnológicas), la posibilidad de que el teletrabajo funcione bien es bastante elevada.

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    • Nacho - 10 julio 2021 - 00:07

      Yo tengo un modelo mixto, y por cuestiones de necesidad, porque necesito determinados “dispositivos físicos” con los que trabajo periódicamente. Llevármelos a casa, cosa que hice en el peor momento de la pandemia, es un peñazo y un riesgo. Llegue a tener más de 8000 € en material en cada y la verdad no me apetece tener eso en casa de forma habitual así que alterno días de pruebas (presenciales) con días de documentación e investigación ( en casa) O en función de la necesidad de concentración. Yo tengo la suerte de vivir a 20 minutos del trabajo, en una ciudad pequeña, peor aún así prefiero seguir trabajando desde casa cuando necesito concentración.

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  • #004
    Chipiron - 9 julio 2021 - 22:26

    La Universidad este una de las instituciones que más debe replantearse su modelo tras la pandemia. Estratégicas docentes (mezcla de presenciales, telemáticas asíncrona s y síncronas..), modelo de trabajo en investigación, idiomas de impartición de las clases, interacciones estudiante-profesor..

    En definitiva, saber en que competencias deben formar a sus alumnos y que competencias deben tener los nuevos profesionales a contratar.

    Si no reaccionan con agilidad y rapidez a este nuevo reto, más del 60% de estudiantes se matricularan en universidades americanas con Bachelors no presenciales.

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    • Mauricio - 10 julio 2021 - 00:56

      En general, yo hubiera esperado que las universidades a nivel global reaccionaran con mayor agilidad ante el reto de la pandemia, pero es claro que muchos departamentos y facultades se quedaron desconcertados ante la nueva situación, pues en la mayoría de los casos se trataba de pasar de un modelo presencial a uno virtual en apenas un par de semanas y las herramientas tecnológicas que las universidades tenían en ese momento a su disposición (por ejemplo, Adobe Connect) no estaban a la altura de las circunstancias y aunque plataformas como Moodle efectivamente podían ser útiles, los materiales relevantes relacionados con cada asignatura estaban en muchos casos lejos de tener una buena adaptación al mundo digital.

      En Alemania, el problema se hizo aún mayor por el tema de la ley de protección de datos que impidió que muchos centros de educación superior utilizaran Zoom, e incluso otras posibilidades como Cisco Webex, Google Meet o Microsoft Teams fueron también cuestionadas porque los datos podían eventualmente terminar en los Estados Unidos, lo que hizo que solo Edudip o BigBlueButton fueran de las pocas opciones que tenían un 100% de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Este estricto apego a la letra fue, en mi criterio, un error enorme que dificultó la docencia virtual e hizo que muchas clases en línea fueran poco atractivas. Esto no quita que hubiera algunas iniciativas digitales interesantes, pero en muchos casos fueron obra de docentes individuales que ya tenían una gran afinidad tecnológica.

      Deberías darle un vistazo al libro Teaching Effectively with Zoom: A practical guide to engage your students and help them learn (esta segunda edición en inglés es la mejor) de Dan Levy, profesor de Harvard, cuyo contenido probablemente te resultará en buena parte conocido, pero que destaca por sus recuadros «In Practice», donde uno puede encontrar diferentes experiencias de profesores universitarios norteamericanos y así tener una idea de cómo algunos de ellos enfrentaron de manera creativa los desafíos de enseñar en línea aquello que estaba previsto que fuera tratado de manera presencial.

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      • Enrique - 10 julio 2021 - 11:16

        Todas esas soluciones utilizan Data Centers en Europa y cumplen RGDP al 100%.

        Y es enternecedor que Alemania se preocupe del espionaje de Webex, con toda la mierda que ha salido de las agencias de seguridad.

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        • Mauricio - 10 julio 2021 - 13:24

          Enrique (no Dans), los más estrictos analistas dicen que si bien estos sistemas de videoconferencia utilizan centros de datos en Europa, todavía envían algunos datos (por ejemplo de telemetría) a Estados Unidos.

          En relación al tema que planteo, puedes darle un vistazo al artículo titulado Microsoft Teams, Zoom, WebEx: Berliner Behörde warnt vor gängigen Videosystemen.

          Me ha dado la impresión de que en otros países de Europa se ha manejado este asunto de una manera más adecuada, lo que ha permitido que las clases por videoconferencia tengan menos problemas técnicos y que los docentes se puedan concentrar en los contenidos y contar, además, con el apoyo de otras buenas herramientas digitales como Padlet, Gather, Google Docs, Miro, Genially, Kahoot, Flipgrid, Flippity, Voki, AnswerGarden, ThingLink, Wordwall que no en todos los casos, especialmente si son de origen norteamericano, superan la prueba de los guardianes más estrictos del RGPD.

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  • #008
    Guillermo - 10 julio 2021 - 07:11

    Creo que el poder teletrabajar a distancia para el trabajador es una ventaja, el no empezar el día con prisas, con atascos, etc hace que llegues a tu puesto de trabajo con otro ánimo lo cual es beneficioso para el trabajo en si.
    Además ya tu residencia no está tan ligada a tu trabajo posibilitándote vivir fuera de una gran ciudad con todas las ventajas que eso puede tener además de las económicas.
    Reducción de emisiones, ahorro en ropa, comida casera, son muchas las ventanas pero también tiene su lado negativo . Por un lado los descensos en consumos, empezando por los en que ahorráramos, gasolina, ropa, restauración, etc y que trabajar a distancia en un mundo globalizado puede generar a larga los mismos problemas que ocurriendo con los movimientos de fábricas que se dieron antes, puede suceder que cada vez más teletrabajos se presten desde otros países.

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  • #009
    Gorki - 10 julio 2021 - 12:01

    Yo les habría proporcionado unas sillas más cómodas.

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  • #010
    Mario - 18 julio 2021 - 10:47

    Enrique, llevo unos años trabajando más desde casa que desde una oficina y añadiría otra gran ventaja m productividad.
    Cada vez que me desplazo voy pensando en la pérdida de tiempo que me supone. Y ya no digamos el lujo de poder centrarme en algo sin interrupciones.
    El aspecto negativo lo veo en el entorno que tengas en casa. Mis hijos ya son mayores pero si tienes que trabajar en casa con 2 hijos pequeños entiendo que quieras irte a la oficina corriendo.

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