Las reuniones como enemigas de la productividad

IMAGE: Benjamin Child - Unsplash

Llevo tiempo hablando con Phil Libin acerca de su política de eliminación de reuniones, que comenzó cuando era CEO de Evernote y que ha continuado tras crear, durante la pandemia, una compañía, mmhmm, dedicada a facilitar el trabajo distribuido y que, además, practica con el ejemplo al ser una compañía completamente distribuida.

La idea que subyace detrás de una política de cero reuniones es que esas reuniones, entendidas como discusiones síncronas con más de tres personas, tienden a ser, por lo general, una pérdida de tiempo. En una reunión no se trabaja, sino que se coordina, y existen muchas otras formas mejores y sobre todo, más eficientes, de llevar a cabo tareas de coordinación.

La evidencia la tuvimos durante la pandemia: cuando comenzó, en la época de los confinamientos más rigurosos, trasladamos toda nuestra actividad a la red, y comenzamos a utilizar herramientas como Teams, Zoom, Meet, Webex y otras como si no hubiera un mañana. La razón era clara: aunque estuviéramos trabajando (y de hecho, lo más habitual es que las personas trabajasen más, no menos, durante ese período), teníamos la impresión de nadie nos veía trabajar, y por tanto, buscábamos formas de «demostrar» que estábamos haciendo algo.

El problema se multiplicaba exponencialmente a medida que escalábamos en la pirámide jerárquica: para muchos directivos, la pandemia significó estar metido en reuniones casi constantemente, una detrás de otra, hasta límites completamente absurdos. A medida que avanzaban los confinamientos, en algunas compañías empezaron a comprobar que, en la práctica, era mucho más práctico coordinarse mediante herramientas asíncronas – mensajería instantánea, Slack, conversaciones en Teams, documentos compartidos y similares – que hacerlo en interminables reuniones, porque en realidad, una reunión online suele consistir en una persona hablando y otras pretendiendo que prestan atención.

Cuando los confinamientos empezaron a levantarse, algunas compañías avanzadas pretendieron continuar no solo con el trabajo en modo distribuido, sino también con esa reducción de reuniones que habían comprobado que funcionaba en términos de productividad. En el caso de mmhmm, la práctica era evidente: toda la compañía se había creado durante la pandemia, reclutando personas en cualquier lugar del mundo en función de su talento e idoneidad para cada puesto, y esa forma de trabajar era completamente natural. Pero además, empezaron a desarrollar la idea del «día sin reuniones»: si tienes que coordinar algo o alguien necesita tu participación para tomar una decisión, simplemente escríbelo en un mensaje o grábalo en un vídeo corto, y súbelo a una plataforma común. Las personas que lo necesiten podrán verlo cuando quieran, si quieren podrán avanzar, retroceder, escucharlo más rápido o ir directamente al punto en el que dices lo que les interesa, y podrán contestar a su vez con otros textos, vídeos o comentarios.

La evidencia es cada vez más clara: los directivos se reúnen por encima de sus posibilidades, y los efectos de cancelar reuniones resultan ser claramente positivos. Si evaluamos variables como la autonomía de las personas, la comunicación, el nivel de cooperación, la implicación, la productividad y la satisfacción, todas ellas mejoran significativamente a medida que sus compañías cancelan más reuniones, mientras que las únicas variables que decrecen son el micromanagement y el nivel de estrés.

Cada vez más compañías están empezando a jugar con la idea de los «días sin reuniones»: simplemente, poner dificultades a la organización de reuniones confinándolas a días concretos de la semana. En un entorno en el que priman cada vez más modelos de trabajo distribuido o híbrido, tener días específicamente declarados como «libres de reuniones» favorece enormemente la planificación de los trabajadores, y obliga a buscar otras formas de coordinarse que, simplemente, resultan ser, al cabo de muy poca práctica, mucho más productivas.

La idea, por tanto, no es «sustituir reuniones con videoconferencias», y mucho menos por absurdas «reuniones en el metaverso«, un modelo de futuro en el que, francamente, no me apetece demasiado verme: la idea es eliminar las reuniones en todas sus formas, o al menos, todas aquellas que puedan ser fácilmente sustituidas por metodologías de coordinación alternativas.

¿Quiere decir esto que no debemos tener ninguna reunión? Obviamente no, no se trata de convertirse de repente en sociópata o en el Unabomber. De lo que sí se trata es de dar a algo tan valioso como el tiempo cara a cara el valor que tiene, y utilizarlo correctamente: si cito a una serie de personas para vernos cara a cara, es absurdo utilizar ese tiempo juntos para pasar una presentación, para intercambiar datos o para hacer cosas que habría sido mucho más productivo intercambiar antes. De hecho, hay compañías que utilizan el tiempo juntos para otras cosas completamente distintas y mucho más enfocadas a lo puramente social, como mejorar la interacción, conocerse mejor o, simplemente, divertirse y crear cultura de grupo.

Al final, va a resultar que las reuniones eran simplemente una forma de «comparecer», una especie de rito oficializado en las «salas de juntas» por años de práctica, que se había convertido en responsable de muchísimas pérdidas de tiempo. Y ha tenido que llegar una pandemia para que nos diésemos cuenta de ello, e intentemos empezar a ponerles coto. Veremos qué pasa cuando las compañías que, en una industria, decidan optar por este tipo de políticas de reducción de reuniones o de cero reuniones, y comiencen a mostrar mejoras importantes de productividad.


This article is also available in English on my Medium page, «Why meetings are the enemy of productivity»

15 comentarios

  • #001
    Pit - 1 agosto 2022 - 20:23

    Bastante de acuerdo con lo que argumentas. En mi empresa, una multinacional tecnológica con decenas de miles empleados (cientos de miles en el total del grupo) las reuniones son una epidemia, y eso que desde el covid trabajamos básicamente todos en casa. Hay un porcentaje bastante alto de personas que pasan más de
    30 horas a la semana en reuniones por Teams.

    Otro gran enemigo de la productividad y el trabajo de calidad es el correo electrónico, el.uso que se le da es patológico.

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    • Enrique Dans - 1 agosto 2022 - 20:26

      Totalmente. La epidemia del CC hace que a partir de cierto nivel de responsabilidad, todo el mundo te ponga en CC «para que te enteres», y convierten tu correo en imposible de gestionar.

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      • Pit - 1 agosto 2022 - 21:40

        Ojalá fuera solo eso. En mi empresa, y me consta que en muchas otras:
        – Abuso de CC. La de veces que me he llevado «broncas» de mis jefes por no ponerlos en copia en cada correo. A ver, no te copio porque creo que lo puedo arreglar yo, y tú ganas una pasta porque entiendo que debes dedicarte a cosas a las que yo no llego. ¿o no?
        – Repositorio documental. Este es casi el.uso. que más me molesta. Tenemos Sharepoint, Confluence, Yammer, y no se cuántas herramientas más, pero para comunicar a media empresa como se ejecuta un proceso, envías un correo. Tengo que refrenar mis impulsos violentos en estos casos.
        – Montaje preventivo de coartadas: este es un uso especialmente perverso. Para desviar responsabilidades sobre algún asunto anticipadamente, escribes un correo a ciertas personas simplemente diciendo que el tema no es cosa tuya. No importa que en tus funciones este descrito el tema en cuestión, como lo has escrito en un correo, ya está, el muerto para otro.

        Y lo dejo aquí, que estoy de vacaciones y no quiero arruinarme lo que queda de día

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        • Carlos - 5 agosto 2022 - 11:03

          Hola PIT, ¿te has planteado un cambio de empresa? En lugares tan grandes es complicado cambiar estas cosas, pero hay muchas otras opciones y más dentro del sector tecnológico.

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      • Carlos Jerez - 1 agosto 2022 - 22:27

        Eso otra, a ver si me dais un consejo sobre como explicar mejor (ya lo he intentado) a mi jefa que no todos los empleados de mi departamento debemos recibir un e-mail diciéndonos que un compañero está out of office. Algo que además lo podemos ver en dos apartados distintos de SalesForce si nos interesa. Y como eso mil cosas, ignoro casi todos los correos y mi productividad está por encima de la media, habrá alguna relación?.

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    • Daniel Terán - 1 agosto 2022 - 21:09

      Yo no sé en la tuya, pero en la mía, el correo electrónico tiene las funciones de notario, sobre todo en las comunicaciones con el cliente.

      No sé si te toca revisar decenas de veces ‘qué se acordó en aquella reunión’, si existe algún correo donde ‘se dijo que’, etc.

      Hombre, si hubiera querido ser notario hubiera estudiado derecho. No tengo por qué estar todo el rato escribiendo actas y tirando de hemeroteca.

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    • JM - 2 agosto 2022 - 11:32

      Viendo a personas que se pasan el día reunidos me pregunto si es que van a las reuniones y no atienden, porque sino no me explico cuando tienen tiempo de hacer algo. Si no atienden a lo que se dice, ¿para qué van?

      Sobre el correo a mi lo que me molesta especialmente del correo es que un gerente o similar, para el que el correo es una herramienta principal de su trabajo pretenda que otra persona para la que no lo es, como un desarrollador/arquitecto/jefe de proyecto, etc., responda en menos de 10 minutos a los correos.

      A ver, o trabajamos o leemos correos.

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  • #008
    Gorki - 1 agosto 2022 - 21:58

    Absolutamente de acuerdo. Sin exagerar, el 90% de las reuniones que he asistido con mas de cinco participantes, era una absoluta pérdida de tiempo , y el tanto por ciento se eleva al 99%, en las reuniones con mas de 12 personas.

    Una reunió de mas de cuatro personas, o es una clase magistral, donde uno habla y el resto atiende, pero lo mas que hace es una pregunta para que le aclaren algo, o es un dialogo de dos personas, con espectadores no necesarios, que no intervienen, mientras que se dedican a pensar en sus cosas, poniendo cara de poker mientras aparentan escuchar..

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  • #009
    Benji - 2 agosto 2022 - 00:48

    A mí me encantan las reuniones, cuantas más, mejor.

    #1 Puedo echarme un rato poniendome al dia con los emails

    #2 Puedo desayunar mientras escucho

    #3 Puedo responder en Teams los pendientes

    #4 Puedo actualizar documentación

    #5 Puedo ponerme al día en mensajería

    #6 Puedo seguir desarrollando algo

    Y todo mientras aprendo acentos de inglés. ¿No es maravilloso?

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  • #010
    jose luis portela - 2 agosto 2022 - 02:55

    Yo aplico en las empresas que asesoramos las siguientes reglas

    1. No se dice nos vamos a reunir. Se dice vamos a resolver tal problema concreto. (Esto parece una tontería, pero las palabras marcan mucho los comportamientos)
    2. No puede durar más de 30 minutos.
    3. Se tiene que acotar mucho el objetivo de la reunión y por lo tanto cuales son los output que vamos a obtener.
    4. Las reuniones se terminan con un plan de acción concreto con objetivos SMART:
    5. No se puede entrar en la reunión con aparatos electrónicos a no ser que sea necesario para alguien enseñar algún grafico o dato o fotografía que desee compartir
    6. Por su puesto se comienza puntual y se termina puntual.

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  • #011
    Konamiman - 2 agosto 2022 - 10:27

    «Porque en realidad, una reunión online suele consistir en una persona hablando y otras pretendiendo que prestan atención». Creo que voy a imprimir y enmarcar esta frase.

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  • #012
    Xaquín - 2 agosto 2022 - 15:42

    Cuando no había internet se necesitaban reuniones (por ejemplo de docentes), para «poner los puntos sobre las íes» (parcialmente) en cualquier problema que se presentara o estuviera «por presentar»… era indispensable, pero no valía de nada, porque la mayoría de docentes (por ejemplo) pasaban olímpicamente de la gramática (no la de la RAE, sino de la gramática de la eficiencia)… los egos pueden ser apabullantes y eternizaban las reuniones. Y luego quedaba la reunión final de «llegar a acuerdos» (esa especie de ciencia ficción del proceso para tomar decisiones colectivas).

    Una vez que las teclas (y sobre todo los algoritmos) pueden tildar las íes… entonces sigue siendo vital e inevitable la reunión presencial (globalizadora)… porque, sin ver todo el cuerpo de la persona que dialoga contigo, es imposible apreciar si está «contigo» o a saber «dónde». Lo del móbil es solo un ejemplo ya tópico. ¡Y mamé muchos claustros!

    Eso no quiere decir que se traigan los deberes virtuales hechos, para practicar la eficiencia necesaria en la reunión presencial… seguimos siendo la misma versión… pero los culpables «todos los conocemos»…

    Y por desgracia (mala educación , más bien) sigue siendo cierto, con internet y sin ella, que la mayoría de los/las/les trabajadores (la mayoría, sic) desprecia profundamente todo tipo de gramática que esté relacionada con la eficiencia, con la productividad (la no explotadora) y con la comunicación (real) en el trabajo (y en la vida cotidiana).

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  • #013
    Emilio_FK - 3 agosto 2022 - 00:20

    He estado leyendo desde hace un año aproximadamente varios artículos referidos en tus artículos o en otras webs, como en Harvard Business Review, de lo inproductivo que resulta llenar tu espacio de trabajo con reuniones, pero además, y es algo que veo a diario, del perjuicio que se genera en el bienestar de las personas como contribuyentes individuales al trabajo del equipo y al resultado.

    Sin embargo, ha sido muy dificil encontrar ejemplos o experiencias de éxito de cómo empresas «tradicionales» han migrado a una nueva modalidad incorporando metodologías de trabajo innovadoras adaptándolas a sus realidades. Si he leido experiencias de empresas con metodologías más modernas como las descritas en el blog de Ambition & Balance de doist (https://blog.doist.com) que resultan muy prácticas desde el punto de vista del enfoque que es necesario tener para que las iniciativas tengan su espacio y oportunidad de implementación.

    Sería muy interesante un artículo que refiera a experiencias de transformación que hayan tenido éxito o no para saber cuáles han sido los focos en los que se ha trabajado para lograr el cambio.

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  • #014
    Alejandro - 3 agosto 2022 - 19:05

    El confinamiento ya inició un pequeño cambio, pero al no estar las empresas preparadas en la mayoría de los casos se ha vuelto atrás y nada mas ser posible, se ha vuelto al trabajo tal como se hacía. Lo entiendo.

    Pero también opino, como parte de un equipo que dirigo, que ciertas reuniones como las creativas donde tiras de pizarra y las ideas fluyen se hacen complicadas mediante videoconferencia. Creo que el talento y esa chispa del equipo no surgen igual.

    Creo que hay reuniones que si se hacen a distancia, se pierde magia.

    Luego están las reuniones organizativas, esas sí que se pueden sustituir por potentes softwares

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  • #015
    Michel Henric-Coll - 4 agosto 2022 - 17:04

    “la idea es eliminar las reuniones en todas sus formas”
    “¿Quiere decir esto que no debemos tener ninguna reunión?, Obviamente no”·

    Vamos a ver Enrique ¿en qué quedamos?

    Las reuniones no son únicamente formas de sincronización. Las reuniones son indispensables para crear propiedades sistémicas emergentes.

    Pero claro, para esto hay que saber mantener este tipo de reuniones, y en la educación eminentemente cartesiana de las multinacionales, la comunicación en las reuniones suele ser únicamente vertical.

    El jefe habla, todos escuchan, o bien el jefe hace entrevista individuales a cada uno de los reunidos mientras los demás esperan su turno.
    Altrnativamente, cada uno intenta cortar la palabra a los compañeros y espera ser el ínico en tener razón.

    La culpa no es de las reuniones, sino de no saber dirigirlas ni mantenerlas.
    ¿Una metáfora? Hay gente que se alimenta muy mal. Decisión: suprimamos la alimentación.

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