Contra la inflación de reuniones

IMAGE: Mohamed Hassan - Pixabay (CC0)

Mi columna de esta semana en Invertia se titula «Las reuniones como plaga» (pdf), y es una llamada a la normalización del trabajo distribuido, algo que aparentemente, a la vista de la progresión de la pandemia de COVID-19, parece vamos a tener que seguir practicando durante bastante tiempo.

La espantosa profusión de reuniones a través de herramientas de videoconferencia a la que muchos trabajadores tuvieron que hacer frente durante la primera etapa del confinamiento no es algo normal ni que tenga sentido. Trabajar de forma distribuida no es eso, no tiene nada que ver con estar todo el día pendiente de reuniones en una pantalla que, precisamente, no te dejan trabajar. Las reuniones, simplemente, se convirtieron en el sustituto del presentismo, en la forma de «demostrar» a otros que estabas en tu puesto de trabajo, que no estabas simplemente en tu casa tirado en el sofá viendo Netflix.

En ausencia de otras métricas como la presencia, muchas compañías cayeron en la trampa de instaurar las reuniones a través de videoconferencia como una falsa métrica de responsabilidad – cuantas más reuniones tenga, más importante soy y más responsabilidad tengo – y utilizaron esas reuniones como una especie de sustitutivo del tiempo en la oficina, en lugar de llevar a cabo un proceso de transformación que permitiese que las tareas fuesen llevadas a cabo a través de herramientas asíncronas.

Pero sobre todo, la inflación de reuniones es un problema derivado de la falta de confianza en los trabajadores: «si no los tengo delante, seguro que no están haciendo nada, así que utilizaré las reuniones para asegurarme de que, por lo menos, están atentos». Un contrasentido absurdo, una amenaza a la productividad real, y sobre todo, una práctica agotadora.

En el futuro, la mayor parte de nuestro trabajo la llevaremos a cabo a través de herramientas asíncronas, como ya comentaba en este artículo, tales como mensajería instantánea o documentos compartidos, y muchas de las reuniones que tendremos mediante videoconferencia serán o bien para cuestiones relativamente excepcionales, o puramente sociales, para saber qué tal van las personas con las que trabajamos, casi el equivalente de la charla en la máquina de café, una situación completamente distinta de esa a la que llegamos sin ningún tipo de preparación, en función de una situación de emergencia.

¿Cómo nos libramos de la inflación de reuniones? En primer lugar, entendiendo que la inmensa mayoría de esas reuniones no solo son innecesarias y pueden ser sustituidas por herramientas mucho más productivas – como un hilo en Slack, una llamada o un simple correo electrónico – sino que, además, son una miserable pérdida de tiempo. En segundo, tratando de limitarlas mediante políticas corporativas: instaurar días sin reuniones, por ejemplo, es algo que está funcionando en compañías como Microsoft.

Finalmente, teniendo en cuenta que el trabajo distribuido debe necesariamente ser sostenible: si tus empleados pasan a trabajar muchas más horas al día, como ocurrió al principio de la pandemia en muchas compañías, eso es algo que no tiene sentido, y que tienes que controlar y tratar de evitar. Busca nuevos indicadores, entiende los cambios en las tendencias, preocúpate por el bienestar de quienes trabajan contigo, y trata de entender sus circunstancias y sus limitaciones.

Si la normalidad cambia, y lo hace porque cambian las variables de contexto, trata de hacer todo lo posible por adaptarte a ese contexto: durante aparentemente bastante tiempo, pedir a tus trabajadores que vayan a tus oficinas va a ser algo temerario, que los pondrá en peligro y que debes tratar de evitar siempre que no sea estrictamente necesario. Piénsalo, y rediseña la manera de trabajar para hacerla más productiva en un entorno distribuido, sin que ello signifique estar necesariamente todo el día delante de la cámara como si fueras un actor de cine. Hagamos las cosas con sentido, por favor.


The original article was also published on Forbes, «Please: not another online meeting!«


12 comentarios

  • #001
    Daniel Terán - 19 agosto 2020 - 13:10

    Ya había inflación de reuniones antes de confinarse, debe tratarse de un mal endémico de las compañías o de la cultura empresarial.

    Lo que no se entiende es el auge de las videollamadas, que ya se podían hacer antes pero se utilizaban poco. Lo normal era la típica conferencia de voz donde te metías en una sala a hablar, no hacía falta verse.

  • #002
    Gorki - 19 agosto 2020 - 14:04

    «Cuando llegue el Fin del Mundo, Dios no nos encontrará unidos, sino reunidos»
    Esta cita anónima,. corria por ahi siempre que «EL JEFE» nos convocaba para una reunión,

    El último que tuve tenía la terrible ocurrencia de reunirnos a los «capataces», a las cuatro de la tarde en plena solana, para que cada cual canturreara como le iba en su «obra».

    Teóricamente estábamos para ayudar a cualquiera que tuviera un problema, cosa que nunca pasó, ¿Quién iba a ser tan idiota, como para dar consejos a quien llevaba varios días buscando una repuesta?.

    Pero mientras otro soltaba su rollo, que a ti, te era absolutamente indiferente, tu luchabas contra el ataque de la modorra de la siesta, tratando de pensar en tus cosas y poniendo cara de poker, para que no se notara mucho.

    ¡¡¡QUÉ LARGAS TARDES!!. ¡¡¡ QUÉ SUEÑO !!!

    Y luego «EL JEFE» daba por acabada su jornada laboral y se iba su casa, mientras que a ti te quedaba resolver los problemas, que podías haber solucionado mientras aguantabas el sueño con cara de poker.

    Mientras no se demuestre lo contrario, a los «JEFES» les gusta reunir una vez al día a sus ovejas, para contarlas y ver que no falta ninguna.

    • Dedo-en-la-llaga - 19 agosto 2020 - 15:25

      Sobre todo en un país de obedientes como este. Tan obedientes, que hasta están esperando que les prohíban algo para saltarse la prohibición, porque eso, aunque no lo parezca, también es obediencia, precisamente por eso, por estar esperando para saltársela. Saludos.

    • sin censura - 19 agosto 2020 - 15:34

      Pues si.

      La pena es que hoy en día con la situación provocada por la pandemia, muchos echan de menos ser un borrego en vez de un parado de la COVID19. O un JEFE que ha tenido que cerrar su negocio.

      No nos engañemos los «jefes», aunque estén mano sobre mano, tienen conciencia y su manera de demostrar que son útiles es hacer alarde de sus dotes de pastoreo ante sus mayores. Y mover alegremente su rabito de perro pastor cuando están con ellos, es su forma natural de mostrar alegría y que son sumisos y fieles.

      Y el JEFE que sale revoltoso, es como el perro que ataca a sus ovejas, se le sacrifica. Ay si Cayetana hubiera trabajado alguna vez como borrega en una empresa lo que hubiera mejorado su carácter.

    • Enrique - 19 agosto 2020 - 16:24

      Gorki, no sé de qué año estarás hablando, pero te digo que a 19 de agosto de 2020 la mayoría de los jefes siguen siendo exactamente igual.
      La explicación que yo le doy es que a jefe llega el más pelota del jefe anterior y el que replica los mismos métodos. Son todos clones del primer jefe originario.

      • Gorki - 19 agosto 2020 - 18:01

        Afortunadamente no todos los jefes que tuve eran así. He tenido jefes de todos los pelajes, unos buenos y otros malos,

        Pero tuve uno especialmente plasta. A ese me refiero. pero a causa del Alzeimer, selectivo que padezco, he olvidado su cara, su nombre y el año en que lo soporté, como si no lo hubiera tenido. Lo que no he podido olvidar son las soporíficas reuniones a la hora de la siesta..

    • JM - 19 agosto 2020 - 23:06

      Por experiencia propia buena parte de las reuniones inútiles son convocadas por jefes que no saben hacer nada aparte de controlar qué hacen los demás.

      Yo diría que al menos la mitad de los jefes son de este tipo, con lo que va a seguir habiendo reuniones inútiles mientras sigan existiendo.

  • #008
    Xaquín - 19 agosto 2020 - 16:25

    De acuerdo con la reunitis (en el mundo de la educación/domesticación es enfermedad pandémica).

    Pero el problema de tal inflamación, pienso que está en no dar aprendido a conjugar el «verbo» ser eficiente.

  • #009
    Javier Lux - 20 agosto 2020 - 09:21

    Esa inflación de reuniones es un problema de cultura de gestión y no de herramientas. Las empresas que habitualmente usan las conference calls seguro que no han notado mucho cambio. Yo trabajé en una empresa en que mi departamento eramos unos 7 u 8 y el jefe estaba en Paris. Nuestras conf calls eran efectivas y se cortaban en seguida cuando dispersabamos. Ahora haríamos lo mismo con la videoconf.

    Y también pasó lo mismo con otras herramientas. Si habían una empresa que era un desastre organizativo en contabilidad y costes, si introducían un moderno ERP, pasaban a tener un desastre organizativo multiplicado por 10.

  • #010
    David - 20 agosto 2020 - 14:09

    Posible errata:
    creo que lo que querías decir es «En primer lugar, entendiendo que la inmensa mayoría de esas reuniones no solo son innecesarias y pueden ser sustituidas»

  • #011
    jose luis de juan - 20 agosto 2020 - 23:14

    …directivos,empresarios,jefes….etc, lo que ocurre es que cada empresa suele ser un mundo a parte aunque trabaje con normas y prescripciones acordadas, como en el caso de subcontratación. El empresario se une para su economía, pero nada reconoce en su comportamiento, ética, estética y etc.
    Asi como, que hay que exigir de los Políticos, lo mismo con los Empresarios, lo mismo con los Directivos, pues de ahí hacia abajo son la voz de su amo y hacen lo que pueden, o se van a la calle, sin más…

  • #012
    jose luis de juan - 20 agosto 2020 - 23:20

    … en cuanto a las reuniones, ¡hay que pena!, nunca sirvieron para tán poco, de lo mal impartidas en general, y ¡salvese quien pueda!, normalmente le sirven al Empresario y a los Diractivos para estar seguros de sus «Fieles Subordinados», por ello con la dispersión del confinamiento y su lejanía del recinto empresarial, la desconfianza se ha venido abajo. «A ver si los Empresarios y los Directivos hacen cursillos Psicológicos ya que estan al ¡borde del ataque de nervios!»…

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