Empresas proactivas o reactivas frente al trabajo distribuido: diez puntos fundamentales

IMAGE: Proactive vs. Reactive (E. Dans - CC BY)

A medida que avanza la preparación para la reapertura de todo tipo de compañías tras la pausa veraniega, más vamos dándonos cuenta de que cualquier certidumbre que podamos pensar en tener sobre el entorno en el que se desarrollarán nuestras actividades es pura entelequia. Por el momento, lo único claro es que aquellos que piensen que nada ha cambiado y que volverán rápidamente a aquello que consideraban «normalidad» son los que más van a equivocarse, y los que van a incurrir en riesgos más elevados con respecto a su continuidad.

Según la mayor parte de los expertos, debemos prepararnos para una nueva escalada de la pandemia asociada con el fin de las temperaturas cálidas, fundamentalmente asociada con el mayor tiempo que pasaremos con otras personas en espacios cerrados, que de hecho, en muchos países, no será como tal una segunda ola, sino simplemente la continuación de la primera. Ahora sabemos algo más del virus, pero muchas de las actitudes con respecto la pandemia siguen siendo equivocadas: seguimos sin entender las precauciones que hay que adoptar para evitar su transmisión, lo que conlleva que las infecciones continúan extendiéndose en cuanto ceden las medidas de confinamiento, y seguimos sin entender el concepto de distribución exponencial.

Indudablemente, el virus va a seguir entre nosotros durante mucho tiempo, y nos vamos a ver forzados a rediseñar nuestro mundo y nuestras actividades para tenerlo en cuenta. Para el mundo corporativo, esto implica muchos cambios: la reacción a la pandemia es como cualquier otro proceso de adopción, que supone una adaptación a un cambio del entorno. Consecuentemente, veremos a compañías proactivas, que tratan de hacer frente a ellos por voluntad e iniciativa propia y con anticipación, diferenciarse de las compañías reactivas, que se limitarán simplemente a hacer aquello que mande la ley, con los plazos y la velocidad que en cada momento señalen las normativas.

¿Cómo debe prepararse una compañía para el futuro inmediato? Básicamente, asimilando que la actual situación ya ha dejado de ser excepcional, ya no responde simplemente a una emergencia supuestamente puntual, sino que forma parte de la forma en la que vamos a vivir durante mucho tiempo. Esto implica una serie de pasos, algunos de los cuales tienen mucho parecido a la preparación para un proceso de transformación digital:

  1. Mapeado de procesos: las compañías deben llevar a cabo un detallado mapa de sus procesos productivos y administrativos. Flujos de información, responsables, dependencias, procesos de aprobación, etc. deberán ser plasmados en un diagrama de flujo, revisados, y aprobados por todos los participantes.
  2. Rediseño de procesos: Prácticamente todos aquellos procesos que conlleven interacciones cara a cara, que recurran a documentación física en papel o que dependan de garabatos en un papel deben ser rediseñados para evitar la dependencia de metodologías o tecnologías no susceptibles de ser digitalizadas. Además, ese rediseño no debe enfocarse a tratar de preservar la esencia de los procesos anteriores, sino ser enfocado de manera agresiva y que busque la optimización para un entorno digital.
  3. Foco en las personas: es, en sí mismo, un nuevo papel para los departamentos de personas – mal llamados «de recursos humanos», como si las personas fuesen un simple recurso más: entender los rasgos de personalidad de cada una de las personas que trabajan en la organización, diagnosticar su nivel de confort y adaptación a metodologías basadas en el trabajo remoto, y conocer el nivel de equipamiento de sus hogares para hacer frente a sus demandas. Esto incluye, lógicamente, que la empresa pueda hacerse cargo de determinados gastos que puedan ser consensuados con el trabajador, que conozca los detalles de las rutinas que su trabajo va a generar para ver si tienen sentido, o que sea capaz de adaptarse del mejor modo posible a sus necesidades.
  4. Necesidades de formación: hoy, las herramientas son cada vez más sencillas, y es muy posible que no haya que dedicar demasiado tiempo a entrenar a las personas en su funcionamiento. Pero una cosa es el uso básico, y otra los atajos, los consejos o las tácticas que utilizan las personas cuando ya han adquirido un buen nivel de soltura. Si conseguimos que la organización considere esas herramientas como una extensión de sí mismos, podremos reducir en gran medida los niveles de frustración resultantes de trabajar en un nuevo entorno.
  5. Rediseñar la comunicación: una empresa diseñada para el trabajo distribuido no puede depender del correo electrónico para todo, ni de herramientas como WhatsApp. Es preciso diseñar procesos de comunicación basados en herramientas profesionales, pensadas específicamente para un entorno corporativo, y sobre todo, versátiles, que puedan integrar otras herramientas de manera ágil y sencilla. El mayor ganador en este sentido está siendo claramente Slack, pero obviamente, existen otras opciones. Además, es importante no obsesionarse únicamente con la herramienta, sino tener en cuenta los protocolos de uso: una persona con una metodología o con procesos inadecuados en Slack puede volver loca a toda la organización.
  6. Estrategia de seguridad: la compañía deberá replantear sus procesos de seguridad en función de las nuevas rutinas y herramientas, sin convertir la seguridad en algo que dificulte enormemente el trabajo, pero teniendo en cuenta tanto la educación de las personas como el uso adecuado de las herramientas. Es el momento adecuado para adoptar herramientas como gestores de contraseñas o VPNs que posibiliten un entorno seguro, así como para formar a las personas en buenas prácticas de seguridad.
  7. Estrategia a largo plazo: es fundamental dejar claro a toda la organización que, contrariamente a lo que ocurrió al inicio de la pandemia, no estamos reaccionando ante una emergencia temporal, sino diseñando la forma en la que trabajaremos en el futuro. Esto, además de reducir el nivel de incertidumbre, puede ayudar a muchos trabajadores en su toma de decisiones personales: en los Estados Unidos, por ejemplo, algunas compañías de mudanzas han reportado incrementos del 160% en su actividad en los últimos meses.
  8. Rediseño de las oficinas y sedes físicas: convertir el trabajo distribuido en la primera opción para los trabajadores no implica prescindir de las oficinas, pero sí, seguramente, redimensionarlas y rediseñarlas. Las oficinas se convertirán en un lugar de prestación de servicios al trabajador: equipos, instalaciones o facilidades que una persona normal no suele tener en su casa, y lugares para la socialización, para determinadas reuniones o eventos, etc. La oficina a la que todos aparcan y van a trabajar todos los días ha perdido su sentido.
  9. Rediseñar la interacción: trabajar de manera distribuida implica nuevas reglas de interacción. Eso implicará reducir el número de reuniones y actividades síncronas, y entender que un correo electrónico, un hilo de Slack o un documento compartido no deben entenderse como algo que precisa necesariamente de una contestación inmediata, y que las personas tienen sus ritmos y sus preferencias a la hora de trabajar. La impresión inicial que tuvimos al inicio de la pandemia de que ahora íbamos a trabajar durante todo el día, a todas horas es, simplemente, una estupidez insostenible y sin sentido, y es importante que la organización lo entienda como tal. El rediseño de la interacción, además, abarca otras cosas: cómo favorecer la innovación, cómo hacer un brainstorming virtual… no son cuestiones necesariamente obvias, y precisan de cierto entrenamiento.
  10. Confianza: el trabajo distribuido solo funciona adecuadamente cuando las compañías son capaces de generar entornos de confianza en sus trabajadores. Si tus directivos no son capaces de entenderlo y pretenden instalar en los ordenadores de sus trabajadores herramientas de monitorización, no lo permitas: mejor cambia de directivos.

Y por último: no trates de juzgar la idoneidad de los cambios demasiado rápido. Los hábitos tardan como mínimo varias semanas en adoptarse y algo más en consolidarse. Si tratas de evaluar los cambios a los pocos días, será un desastre: procesos aún escasamente preparados, escepticismo, personas que siguen diciendo que cualquier tiempo pasado era mejor, prácticas poco eficientes, etc. Hablamos de años de costumbres, hábitos y reflejos condicionados… hay que dar tiempo a que los nuevos procesos se consoliden adecuadamente.

El entorno ha cambiado, y esos cambios van mucho más allá de la simple coyuntura, están aquí para quedarse. En los próximos meses veremos la redefinición de muchas cosas, y el trabajo será, en muchísimos casos, una de ellas. Quien no sea capaz de entenderlo y se quede esperando a que las cosas vuelvan a ser como en 2019, tendrá problemas. Ser proactivo vale la pena.


This article was also published in English on Forbes, «Proactive vs reactive companies and distributed work: ten fundamental points«


26 comentarios

  • #001
    Juan T. - 20 julio 2020 - 19:39

    Pues me parece genial que siga la cosa un buen tiempo, por que somos de olvidar a la primera tal y como estan demostrando los rebrotes.

    El hecho de que se alargue en el tiempo, hará que los cambios , como el teletrabajo, ya no sean coyunturales, además de que un cambio profundo y permanente hará que hacer frente a la próxima e inevitable pandemia nos pille menos desprevenidos.

    Si algo bueno tiene la pandemia es que nos obliga a rediseñar todo, no solo el funcionamiento de las empresas, y si el rediseño se hace teniendo en cuenta peligros mayores como el cambio climático, además del capitalismo salvaje que no da más de sí por la desigualdad que genera, tenemos una oportunidad que sin el shock de la pandemia, habria sido un cambio mucho mas largo y menos profundo de lo que necesitamos.

    Pena que siempre tengamos que hacer las cosas a golpe de trauma.

    En cuanto a las empresas, y revisando los puntos que dice Enrique, me doy cuenta de que son en realidad una puesta al dia de las posibilidades que ya permite la tecnologia, pero que no estaban actualizadas; es algo que vendría bien hacer de todos modos, pero que no contaba con el incentivo suficiente para llevarlo a cabo.

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      • Juan T. - 20 julio 2020 - 21:37

        El estudio mas reciente, importante, exhaustivo e informado sobre capitalismo y desigualdad es «Capital e ideologia» de Thomas Piketty o tambien «Capital en el siglo XXI» del mismo autor.

        Piketty es en la actualidad el teorico mas prestigioso sobre economia y desigualdad, y si quieres datos, te va a dar datos.

        Del primer libro , por ejemplo, 1250 paginas de datos, y no un enlace ininteligible.

        https://www.elblogsalmon.com/economia/thomas-piketty-y-la-teoria-general-del-capitalismo-salvaje

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        • sin censura - 21 julio 2020 - 13:26

          Gorki

          Me acuerdo de esa época, pobre gente, tan ilusionados con Occidente y pasan de un gini de 0.233 en 1990 a 0.412 en 2020. Ahora están a niveles parecidos a su querida América… pero aún no tienen tanta desigualdad !! Podemos intuir que seguirán soñando con el steak tartar, y engullendo basura

          En el listado de Enrique(wiki), Rusia en 2015 estaba en el puesto 81 bastante mejor que EEUU(puesto 109 en 2016). EEUU retrocede en 30 años, 2020 un gini de 0.485 cuando tenían en 1990 de 0.43…

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      • Gorki - 21 julio 2020 - 01:16

        Por mas que lo indique la ONU, ningún izquierdista te va a acptar que la imperfecta democracia española ocupe el lugar 61 de igualdad de ingresos y que el perfecto sistema socialista de o Cuba ocupe el 86

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        • Juan T. - 21 julio 2020 - 10:56

          Imagina que un pais del nivel de Haiti fuera el numero 1 en cuanto a igualdad ¿tu te irías a vivir a ese paraiso?.

          La tesis de Piketty es que si los rentistas ganan más que la tasa de crecimiento , el capital se acumula en la renta en detrimento de los demás, siendo esa caracteristica intrínseca al capitalismo.

          Dime que sostenibilidad tiene eso, independientemente de lo injusto que te parezca.

          Ahi ya no hablamos del mérito del empresario hecho a si mismo, hablamos de herederos que sin hacer absolutamente nada, siguen acumulando capital por el mero funcionamiento del sistema.

          Claro que eso, tampoco es sostenible para ellos, por que un buen dia o bien hay una dictadura para defender sus intereses, o bien una revolución con guillotina…en todo caso, malo para la democracia.

          Por eso hay ahora ultraricos que piden mas impuestos, o que defienden el Ingreso Basico Universal.

          Se adelantan a lo inevitable, vista la alternativa.

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          • Gorki - 21 julio 2020 - 11:45

            Esn ese caso Haití seria el numero 1 en justicia social y el 151 en producción de riqueza.

            Lo que me ha extrañado y sorprendido, es que después de mas de 50 años de castrismo, Cuba no haya conseguido ni el defectuoso nivel de riqueza que tiene España, pese a haber trasformado su país en un erial económico.

          • Enrique - 21 julio 2020 - 12:07

            El problema de Piketty es que el índice de riqueza, con el capitalismo, crece para todo el mundo y el índice de pobreza estrema, baja.
            La revolución con guillotina se aleja cada día.

            Y otro pequeño problema es que si desincentivas el ahorro, todo el mundo se va a poner a quemar billetes. Porque el carácter del ser humano es egoísta y le da igual que el sistema sea capitalista que comunista, que buscará su benificio y el de sus familiares.

        • sin censura - 21 julio 2020 - 11:54

          Gorki

          Ningún Gourmet te va a aceptar que una big-mac no es comida basura. Sin embargo ahí tienes el índice más real del capitalismo:

          https://www.clarin.com/mundo/mapa-mundo-big-mac-cuesta-famosa-hamburguesa_0_SyxtQCYAG.html

          Eso es una putada que encima que en EEUU (puesto 109) les atiborran a comida basura y el grado de desigualdad que tienen encima se las cobran como si fuera «oro».

          Datos Actualizados Gini a 2020

          https://worldpopulationreview.com/country-rankings/gini-coefficient-by-country

          Responder
          • Gorki - 21 julio 2020 - 12:41

            https://es.rbth.com/historia/82507-primer-mcdonalds-urss-fotos

            No confundas capitalismo con amor por la comida basura,

          • Gorki - 21 julio 2020 - 15:36

            El país mas democrático ha sido Inglaterra y su comida es detestable.

  • #012
    Javier Cuchí - 20 julio 2020 - 20:33

    Si creyese en dioses o en marcianos, pensaría que por allá, en algún remoto rincón del universo, alguien o algo cuya misión sería la de tutelarnos, completamente decepcionado, cansado y abatido llamaría a alguno de sus auxiliares y le diría: anda Covidín, date una vuelta por ese planeta de perfectos gilipollas y dales una sacudida a ver si se enteran de que las tecnologías que ellos mismos han inventado no son el futuro sino el presente; y ya que no se adaptan por las buenas, a ver si con un buen garrotazo entran en vereda.

    Que haya tenido que venir una pandemia para que nos demos cuenta de lo práctico que es el teletrabajo, ventajoso incluso para la empresa, de lo anticuado que está el sistema de distribución minorista, que parece esto un mercadillo de la Edad Media, que se enteren de que el turismo es una estupenda fuente de ingresos pero no puede ser jamás la principal en un país moderno, y tantas otras cosas, es para mandarlos a todos a la mierda.

    Responder
    • Javier Cuchí - 20 julio 2020 - 20:36

      ¡Oh, lo olvidaba! Y explícales a los notarios y registradores que en cuanto funcione de veras la economía del blockchain van a tener que irle a llorar su paro a la tumba de Mariano José de Larra

      Responder
  • #014
    Eugenio - 21 julio 2020 - 07:31

    ¿Y seguiremos los clientes de Bancos, Estancos y Comercios varios, haciendo cola en la calle ? ¿Nadie piensa en nosotros?

    Responder
  • #015
    Pedro Torres Asdrúbal - 21 julio 2020 - 11:55

    ¿Y si ir a trabajar es una necesidad?

    Somos seres sociales.

    Si vemos el trabajo como una necesidad y no como un producto, tiene sentido que no sea un mercado en equilibro.

    15% de desempleo tras 12 años de profunda crisis es para hacernoslo mirar.

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    • Javier Cuchí - 21 julio 2020 - 12:39

      No dices ninguna tontería. Yo -funcionario público- me he tirado cuatro meses, cuatro, teletrabajando en casa. Gran comodidad, productividad yo diría que idéntica -pese a dificultades técnicas, porque hubo que improvisar muchas cosas- pero… me faltaba algo, y ese algo es el contacto no con la gente en general -he estado tranquilamente conviviendo con mi familia- sino específicamente con los compañeros de trabajo. Algo hay, pues, de lo que tú dices. Quizá de ahí el éxito de los locales de coworking.

      La semana pasada me reintegré al trabajo presencial -en régimen alterno con el teletrabajo- pero los acontecimientos de Barcelona y su conurbación nos han devuelto al teletrabajo full time. Y, en efecto, mi gozo, en cierto modo, ha ido a parar a un pozo.

      El teletrabajo -se ha dicho mucho pero no se ha estudiado nada- tiene unas implicaciones psicológicas para el trabajador y me parece que se están obviando.

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      • Gorki - 21 julio 2020 - 12:51

        Sin embargo., el trabajar en casa, era lo habitual en el siglo XIX y XX para casi todos los tenderosm incluidos los farmaceuticos , artesanos, zapateros sastres herreros,…. , e incluso licenciados, (médicos y, abogados, pasaban la consulta en su casa) Solo los campesinos trabajaban fuera de casa y SOLOS.

        Algo ha pasado que nos hemos deshabituado, porque en efecto cuando en ocasiones, he trabajado en casa. he echado de menos a mis compañeros y el ambiente de trabajo .

        Responder
        • Pedro Torres ASdrúbal - 21 julio 2020 - 14:21

          +1 pero con la industrialización cambió todo.

          Por otro lado, está la hipótesis de que algunos estamos adaptados a vivir en pequeños grupos sociales y somos mas felices rehusando parte de la interacción social.

          Ni tanto, ni tan poco…

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          • Gorki - 21 julio 2020 - 15:33

            De acuerdo, supongo que como en todo. en l el medio está la virtud, Por eso pienso que el coworking, pagando el empleador la oficina, puede ser una buena solución,

            ¿Qué pasaría si el Banco de Santander, en vez de cerrar oficinas , pasara en todo lo posible a la banca digital y que las dejara abiertas al público pero que los trabajadores del banco, trabajaran en la sucursal más cercana a su domicilio. mientras mantienen un mostrador abierto para las gestiones que no son fáciles de hacer por banca digital.?

        • Pedro Torres Asdrúbal - 22 julio 2020 - 11:55

          Parafraseando a Rajoy: son los clientes del banco los que quieren que les atiendan en persona y están dispuestas a pagar cientos de € al año por ello.

          Llevo casi 20 años con ING, hace tiempo que el mercado discrimina ofreciendo dos tipos de servicios a dos precios.

          Personalmente, hubiera pagado por no hacer cola en una sucursal, algo que es el trabajo de miles de empleados de asesoría.

          Responder
      • Pedro torres asdrúbal - 21 julio 2020 - 14:15

        La pirámide de la felicidad de Maslow da mucha importancia al aspecto social.

        Tener un horario, un motivo para darse una ducha, salir de casa, tomarse un café, charlar con los «cliente», sean compañeros, jefes o compradores, trolear tranquilamente en el blog de Enrique Dans…

        No tiene precio… Je je je

        Responder
  • #022
    Javier Lux - 21 julio 2020 - 21:18

    Por cierto, muchos en este país están en la caverna de trogloditas… Estoy flipando con el circo montado con Fernando Simón haciendo sufr en Portugal.

    Sin entrar un sólo cm en temas políticos, es de auténticos RETRASASDOS (mentales y técnologicos) en 2020 reprochar a nadie que se vaya unos días a 500 o 600 km a hacer surf. En la era de los móviles, las conference-call, los laptops, los chats y la videoconferencia…. una distancia así es ANECDÓTICA. Todos los días decenas de miles de altos directivos gestionan remotamente situaciones complejísimas. El trabajo in-situ es necesario, si, pero NO QUE LO SEA PERMANENTEMENTE. Y si Simón está cogiendo una ola, en 30 minutos se puede montar una confcall con todo el staff del ministerio y tomar la decisión que estime oportuna. Ridículo todo lo escrito a raíz de este tema. He leído criticas a Simón por ese asunto hasta a Juan Ramon Rallo, del que pensaba que era más serio.

    Responder
    • Gorki - 21 julio 2020 - 23:42

      Si, es lo mas lógico, que en plena pandemia y esperando la siguiente, ola, el máximo responsable del tema se vaya a tomar unas olas, Es funcionario y tiene derecho a vacaciones y los correspondientes moscosos, La pandemia puede esperar.,

      Supongo que también su jefe, el ministro Illa se habrá tomado las vacaciones reglamentarias..

      Igualmente supongo que por la misma razon las ministas Calvo y Calviño se habran ido de sus ministerios.

      Responder
      • sin censura - 22 julio 2020 - 11:58

        En lo de Simón, ¿completamente de acuerdo contigo? No lo sé. En principio mi ética me diría que debería estar al pie del cañón en el ministerio. No me parece bien que personas como Rallo aprovechen el tiro al plato al pichón.
        Como no me parecieron bien las imágenes de Rajoy «dando una caminata» en plena alerta, no me parecieron bien que hubiera un cámara siguiendo a Rajoy, ni que Rajoy saliera a dar un paseo cuando debía haber hecho confinamiento.

        A veces es mejor que la mujer del César sea honrada y lo parezca. Y si no lo es al menos que no sea como Mesalina.

        Por eso estoy de acuerdo contigo, en este caso.

        Responder
      • Pedro Torres Asdrúbal - 22 julio 2020 - 11:58

        ¿Desprecias a quienes tienen el enorme mérito de lograr una plaza?

        Las oposiciones las inventaron los chinos cuando estaban buscando nuevas formas de tortura.

        Escupir a los funcionarios es de cainitas.

        Responder
    • sin censura - 22 julio 2020 - 11:52

      Si tenías alguna duda de lo superficial y sesgado de Rallo
      te invito a leer su artículo Rutte tiene razón, en fin lamentable que ni menciona de pasada lo de la competencia desleal en la UE en el tema de impuestos…

      https://blogs.elconfidencial.com/economia/laissez-faire/2020-07-20/rutte-europa-ayudas-tiene-razon_2688547/

      PS: Lo mejor los zascas de algún comentario

      Responder

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