El papel como sumidero de información

SumideroEn mi columna de esta semana en El Español, titulada “Sumideros analógicos“, avanzo en uno de los temas que me obsesionan siempre que hablamos de transformación digital en compañías: la para mí absoluta necesidad de eliminar radicalmente todo el papel – salvo el higiénico en el baño.

En el entorno actual, informarse en papel tiene un coste evidente: la información circula del papel a nuestro cerebro, pero para utilizarla posteriormente, para almacenarla, buscarla, compartirla o reutilizarla, necesitamos “revivirla”, “resucitarla” de su tumba de papel. El resultado termina siendo que aquello que leemos en papel tiende a perderse con mucha más facilidad, la referencia desaparece con una volatilidad muy superior a la de los teóricamente más frágiles bits. En entornos empresariales, la información que se maneja en papel provoca procesos ineficientes, carentes de agilidad, y que perpetúan metodologías de trabajo completamente absurdas en nuestros días, como esas viejas pilas de recortes de periódico que acumulan polvo y donde nadie en su sano juicio se metería a buscar nada.

Los mejores ejemplos los he visto en compañías que han eliminado el papel por la vía de convertirlo en incomodo, cambiando a esquemas de mesas no asignadas en las que no se puede dejar nada al final del día, y haciendo que los trabajadores terminen por hartarse de transportar papeles de su casa a su lugar de trabajo. Pero en lo personal, resulta enormemente llamativa la ganancia en productividad y en eficiencia que se alcanza cuando se pasa, por ejemplo, a tomar apuntes de reuniones en herramientas que permitan indexarlas, buscar términos o, simplemente, acceder a ellas desde cualquier dispositivo mediante herramientas de tipo Evernote, Keep  o similares.

Eliminar los sumideros analógicos creados por el papel es importante en las compañías y en nuestros procesos de absorción de información a nivel particular. Leer un libro en papel es algo anclado en la costumbre que muchos aún prefieren invocando un supuesto “romanticismo”, pero que determina que mucha de la información leída se pierda, se escurra por las rendijas de nuestra frágil memoria, se vuelva más difícil de manejar. La transformación digital no empieza de verdad en una compañía hasta que las personas que trabajan en ella se dan cuenta de que eliminar el papel no es una extravagancia, una moda, una manía o una evocación de Fahrenheit 451 , sino una absoluta necesidad.

 

This article is also available in English in my Medium page, “Paper as an information sink

 

15 comentarios

  • #001
    Carlos - 10 junio 2016 - 14:35

    Que casualidad! Estoy buscando un sumidero de aluminio o forjado como el de la foto, pero sólo veo sumideros de PVC en nuestras tiendas habituales de ferreteria y bricolaje. ¿Alguna sugerencia sobre donde encontrarlo?

    • Gorki - 10 junio 2016 - 17:51

      Leroi Merlin http://www.leroymerlin.es/fp/11045825/sumidero-sifonico-vertical-jimten-s-192

  • #003
    Carlos - 10 junio 2016 - 14:55

    Curiosamente hace tiempo era exactamente al revés: lo importante se imprimía “por si acaso se borra”. Me gusta la tesis de que hoy día es precisamente al revés: la información en papel es la más propensa a desaparecer o caer en el olvido en algún archivador.

    Lo he notado también en mi vida personal. Siempre que tengo algo en papel, intento tomar cuanto antes la decisión de guardarlo, digitalizarlo y/o destruirlo. Se gana en calidad de vida sin tener la casa llena de papeles innecesarios. La única excepción es que a veces utilizo el papel para tomar notas, borradores o ciertas listas de cosas para hacer. Me resulta más cómodo y más efectivo tener la lista de tareas a la vista encima de la mesa en lugar de usar los recordatorios y tener que poner alarmas.

    Por cierto, en Venezuela ya han conseguido eliminar todo el papel, incluido el higiénico… digitalización completa. Todo un ejemplo a seguir. :-D

  • #004
    Carlos Quintero - 10 junio 2016 - 15:35

    Este es un tema que me pone “enfermo”. Trabajo en una empresa multinacional de tecnología en la que en las reuniones de trabajo van todos con sus cuadernos o libretas de papel, a pesar de tener portátiles, y que dice que quiere ayudar a otras empresas a liderar la transformación digital…

    No es de extrañar que las soluciones tecnológicas que salen de ahí sean que cuando viene el técnico de revisión del gas a casa como hoy, viene con su teléfono móvil de empresa donde le firmo la visita en la pantalla (¡un garabato irreconocible con mi dedo físico, no con mi DNI electrónico!), pero me imprime el certificado en papel y lleva la lista de siguientes visitas en papel, tachando con un boli las que va haciendo…

    • Scarbrow - 10 junio 2016 - 16:21

      ¿Se tratará casualmente de una empresa tecnológica que tiene prohibido el acceso, desde su red empresarial, a Google Keep? Porque yo trabajo en una que lo hace. El absurdo de tener que tomar mis notas más ineficientemente desde el móvil porque no puedo usar la interfaz web es inefable.

      • Rosendo Hernández - 10 junio 2016 - 19:14

        Pásate a Evernote. No creo que tu empresa sea más restrictiva que la mía y lo uso sin problemas.

  • #007
    Perro flautista - 10 junio 2016 - 17:46

    En las empresas con certificados de calidad tipo AENOR y similares es imposible prescindir del papel. Es más, el papeleo se vuelve insoportable. Es increíble la cantidad de papel impreso que hay que generar para tener contentos a los auditores de calidad. Increíble pero cierto.

  • #008
    Gorrki - 10 junio 2016 - 18:03

    Pasar del archivo de papel a la consulta digital, exige un tiempo de adaptación, pero a mi juicio, es un viaje con difícil marcha atrás. Hoy en día en la mayoría de las oficinas solo se archivan papeles con valor jurídico, como contratos, facturas, o nómunas.

    Seria curioso saber las estadísticas de consumo de papel blanco en España Lo desconozco, pero comozco quien trabaja en la mayor fábrica de sobres de España y me ha reconocido, que prácticamente ha desaparecido el correo empresarial, tanto de negocios, como publicitario. Hoy el mayo consumo de sobres lo tienen con las elecciones, Así que en esta ocasión están de enhorabuena.

  • #009
    Jose Antonio Garcia - 10 junio 2016 - 18:24

    Se nota que no somos trabajadores del conocimiento, y que ya hemos aprendido todo lo que debiamos, si no usariamos las notas… en papel. ( eso al menos dicen los expertos)

    http://www.scientificamerican.com/espanol/noticias/un-secreto-para-el-aprendizaje-no-tome-notas-con-su-laptop/
    http://www.academia.edu/6273095/The_Pen_Is_Mightier_Than_The_Keyboard_Advantages_of_Longhand_Over_Laptop_Note_Taking

    Personalmente uso casi nada el papel, pero sin 2 pantallas no soy capaz de dar pie con bola..

  • #010
    Rosendo Hernández - 10 junio 2016 - 19:27

    Si de verdad queréis estudiar un caso paradigmático de empresa ineficiente con el uso del papel, fijaos en la Administración de Justicia y todos sus esfuerzos por digitalizarse. El último (Papel Cero) no pudo ser más polémico: http://www.lavozdegalicia.es/m/noticia/galicia/2016/03/21/juzgados-gastan-30-papel-orden-papel-cero/0003_201603G21P4991.htm

    Y resulta más alucinante si vemos en el mismo “holding empresarial” a otra administración, la tributaria (al menos, en sus relaciones con los contribuyentes) que es totalmente lo contrario.

  • #011
    acerswap - 10 junio 2016 - 19:50

    Por una parte considero fanatismo el querer eliminar tecnologias existentes (¿aceptamos papel como tecnologia?) y que cumplen perfectamente su funcion y por otro no estoy de acuerdo con lo de que sea “mas eficiente”.

    Hace unos años trabaje en una gran tecnologica y debia consultar para mi trabajo (asistencia informatica) una serie de tablas que se actualizaban periodicamente (cada 2-3 semanas) y de manera unilateral por parte de los jefes. Supuestamente debiamos evitar el uso del papel al usar esas tablas, pero ¿sabeis que era lo primero que haciamos? En efecto, imprimirlas. Por una parte, el acceso era lento, muy lento. La forma en que estaban organizadas (como ya dije, por parte de los jefes) era caotica. Al no poder editarlas tampoco podiamos hacer anotaciones, e incluso por la incompetencia de los de arriba tras distintas versiones se perdia informacion importante. De hecho, incluso tenia guardada alguna version obsoleta (debidamente indicada como tal) para mantener esa informacion. Puedo asegurar que era mucho mas eficiente recurrir a la carpeta que teniamos en el cajon para consultar una anotacion que recorrer el laberinto, por no decir que el software que usabamos era muy seguro, pero nada agil.

    Despues trabaje en otra gran tecnologica, esta vez realizando asistencia de manera presencial (es decir, moviendome entre edificios). Simplemente puedo decir que no existe un buen software para ello, ni un hardware adecuado, y que en el caso de que existiera la empresa no estaría dispuesta a pagarlo. Desde un punto de vista ideal, para mi trabajo se podría usar un smartwatch para informarme de ubicaciones y urgencias y un telefono para una informacion mas avanzada. Desde el punto de vista real, la alternativa “tecnologica” era llevar un pesado portatil y consultar informacion en ascensores repletos de gente y la alternativa “analogica” era usar un manos libres, una libreta y un boligrafo. Ah, en esa empresa tambien existia la politica de reducir el papel y el numero de impresiones estaba limitado (la gente de soporte directamente nos llevabamos el portatil a la impresora e imprimiamos conectandola por USB para evitar las limitaciones del servidor de impresion).

    Por favor, usemos la logica y no demos de lado porque si a lo que funciona. ¿Acaso porque existen helicopteros hemos dejado de usar los coches (o las bicicletas)?

  • #012
    Carlos Quintero - 11 junio 2016 - 09:19

    Si comparas el papel con soluciones tecnológicas mal implementadas es seguro que el papel gana en bastantes casos. Pero la comparación no es justa :-)

    Las intranets y aplicaciones web de muchas empresas tecnológicas dejan mucho que desear (por decirlo educadamente), funcionan solo “con el navegador corporativo”, etc. El hardware de estas empresas también deja mucho que desear, con portátiles de bastante peso, incómodos para llevar y traer a casa diariamente, con discos HD y no SSD, etc.

    Y no digamos ya las web de la administración pública, que son hechas por esas empresas. Poner una reclamación de una multa en la web del ayuntamiento de Madrid (¡cuyo papel no me llegó porque lo enviaron a un domicilio antiguo!) me requirió hace unos años rellenar un formulario en PDF electrónico (una mera copia del formulario en papel), que tenía tantos problemas con los certificados, configuración del navegador, etc. que solo por un empeño personal conseguí hacerlo. Ciertamente hubiera tardado menos en imprimir el formulario, rellenarlo a mano, coger el metro, ir a Madrid, hacer la cola y presentar el escrito. A día de hoy no han mejorado mucho, y lo mismo con la DGT. Y del DNI electrónico no quiero ni hablar…

    Pero es fácil imaginar cómo serían todas esas experiencias si la transformación digital estuviera exquisitamente implementada, y en ese caso ganan siempre a la experiencia en papel.

  • #013
    Juan Navidad - 13 junio 2016 - 04:28

    Muy interesante este tema, que has sacado en otras ocasiones. Enrique, creo que en este caso siempre tienes una postura excesivamente maximalista. Es lógico que el papel en este mundo tecnológico en que nos movemos debía posicionarse y en muchas ocasiones su futuro es la desaparición de algunos de sus usos.

    Por ejemplo, esta mañana reciclé un periódico y una revista de ayer y lo iba leyendo en el periódico y sinceramente me veía bastante extraño, porque para mí el diario en papel es un anacronismo. Yo consumo grandes cantidades de información a diario y me considero una persona muy bien informada, pero hace siglos que no compro un periódico o revista, si acaso cuando me han hecho alguna entrevista, por tenerla de recuerdo y para el dossier. Por cierto, la revista que he rescatado hoy era un monográfico de New York Times Magazine sobre los rascacielos de la ciudad con tantos anuncios y tan descarados que parecía un publirreportaje (http://www.nytimes.com/indexes/2016/06/05/magazine/index.html?action=click&contentCollection=magazine&region=supplemental&module=undefined&contentPlacement=2&pgtype=sectionfront).

    El entorno del trabajo creo que está muy bien que cada día se salga del sistema sedentario de mesas con las cosas de cada cual a una forma más dinámica, sin toda aquella acumulación de papeles que tenían las oficinas estilo “Lour Grant”, donde las bandejas de entrada y salida no eran virtuales, sino de metal.

    Lo que creo que no es tan buena idea es la de casi llegar a “prohibir” el papel, es decir, en muchos casos es útil imprimirse algo y sea una persona o un equipo emborronarla. Igual que creo que muchas reuniones es bueno hacerlas en movimiento, porque salen muchas más ideas, el papel tiene unas posibilidades creativas que se pierden si se concentra todo en el formato pantalla. Imparto talleres de gestión documental, de innovación, emprendimiento y creatividad y creo que limitar las herramientas es algo contraproducente. Como escritor, necesito escribir en distintos formatos (en el móvil, portátil, cuadernos, grabadora, papeles…) dependiendo del momento y del gánero. No es lo mismo una frase que un poema o el fragmento de una novela. Y parece que otros autores, como Clara Janés, también suelen usar el papel para la poesía: http://cultura.elpais.com/cultura/2016/05/27/actualidad/1464367723_808872.html

    Prohibir el papel es como si en un taller mecánico moderno porque tiene todas esas máquinas digitales que nos permiten saber dónde está una avería se deshicieran del martillo o las llaves inglesas de toda la vida. No me imagino arreglar una junta de culata con una memoria USB jeje…

    Saludos innovadores…
    JN

    • J - 13 junio 2016 - 18:25

      Estoy de acuerdo. Para ciertas explicaciones en Tutorías en Docencia ó para tormentas de ideas (“brainstorm” en lenguaje “cool” de los negocios), como el papel todavía no hay nada… Para explicar una idea ad-hoc y de repente, muchas veces tampoco hay nada más rápido y mejor que dicho papel y un bolígrafo.

      Las transparencias están muy bien, los libros electrónicos, Evernote, las Apps de todo tipo, pero tener que encender/abrir un aparato o lanzar una App en una tablet para hacer unos garabatos que permitan entender una idea en docencia con un alumno, … pues no lo veo en muchas situaciones. Con un trozo de papel en blanco, explico más y más rápido una idea no trivial que un alumno no termina de captar bien del todo. No tengo que usar el dedo, no tengo que usar punteros, no tengo que “rayar” en una pantalla ni hacer trazos en la misma con ningún accesorio… Acabo antes con un trozo de papel blanco y un bolígrafo.

      Hay que pensar que no toda la docencia consiste en dar clases magistrales, monólogos ni poner 10 transparencias con todo autoexplicado… Hay materias como la Electrónica (no la de aparatos de consumo, sino la que no se ve a simple vista), la Física, la Química, etc… que a veces sí requieren el papel cuando das clases/explicaciones/tutorías a 1-2 alumnos en tu despacho. Además, ese papel emborronado, con flechas, con trazos, con garabatos, puede servir al alumno para luego acordarse de la explicación del profesor y qué quiso decir éste….

      Creo que prescindir en un 100% de los casos de ciertas tecnologías (aunque parezcan obsoletas como el papel escrito) es absurdo y poco inteligente.

      Por cierto, una junta de culata actual no se va a arreglar con ninguna memoria USB, porque aunque esa memoria llevara un sistema operativo autoarrancable, ningún sistema software puede reparar una junta de culata salvo que dicha junta estuviera fabricada de un material física y químicamente autorreparable (algo que no existe, pues ni el aluminio ni el hierro ni el acero lo son) y, además, que dicha autorreparación sólo pudiera comenzarse desde una App perteneciente a un determinado sistema operativo arrancable por un pendrive.

  • #015
    FRANCISCO GARCIA LANDIN - 13 junio 2016 - 09:46

    El papel se acaba. Mirad lo que dice unos de los mayores fabricantes de impresoras del mundo.
    https://nyddo.org/httpwww-economiadigital-esglesnotices201606ricoh-imprime-su-futuro-lejos-del-papel-74311-php/

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