Sobre el trabajo colaborativo en red

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Ramón Oliver me llamó para hablar sobre la nueva dimensión del trabajo en equipo a partir del uso de herramientas de colaboración en la red, y hoy me cita en su artículo en El País titulado “Trabajar en equipo en la era digital” (pdf).

Soy un absoluto convencido de que el nivel de uso de ese tipo de herramientas de colaboración en tiempo real en torno a un documento – Google Docs, Office 365, etc. – va a crecer de manera muy importante en los próximos tiempos. En este momento, estas herramientas empiezan a alcanzar un nivel de conocimiento razonable, lo que quiere decir que muchos empiezan a saber que existen… pero pocos, en realidad, las utilizan de manera habitual. Y contrariamente a lo que ocurría con herramientas de generaciones tecnológicas anteriores, no es porque sus barreras de entrada en términos de aprendizaje, disponibilidad o precio sea elevada, sino porque suponen una forma de trabajar con un enfoque completamente diferente. Desde mi punto de vista, infinitamente mejor, pero eso nadie se lo cree, se lo diga quien se lo diga, hasta que lo han probado.

Google Docs llegó a IE Business School cuando algunos grupos de trabajo con algunos alumnos pioneros de esta forma de trabajar en el International MBA los empezaron a reclamar como herramienta interna, hace ya bastantes años. En aquel momento, la escuela era básicamente un entorno dominado por herramientas de Microsoft, y las de Google entraron a petición de los alumnos, como un movimiento de abajo a arriba: la idea, para grupos de trabajo de siete u ocho personas cuyo mayor problema era, en muchas ocasiones, encontrar tiempo para reunirse y trabajar juntos, tenía indudablemente mucho sentido. O al menos lo tenía para mí, que ya llevaba tiempo probando la herramienta en otros ámbitos: eran herramientas sencillas, no hacía falta explicar nada, todas las funciones se entendían claramente, solo tenías que ponerte a probarlo.

La adopción generalizada, sin embargo, fue bastante más lenta de lo que esperaba: aún hoy, el uso de este tipo de herramientas diferencia a los grupos más avanzados de aquellos que no lo son, y aún hoy no son pocos los grupos que siguen apegados a la forma de trabajar antigua, al envío de ficheros adjuntos por correo electrónico para después luchar con el control de cambios, como se hacía el siglo pasado. La diferencia en términos de productividad y de ganancia de inspiración colectiva es brutal: cualquiera que haya dedicado un poco de tiempo de calidad a escribir colectivamente un documento online con un grupo razonable de personas, viendo como se mueven los cursores de colores como si fueran abejas laboriosas, al tiempo que se intercambian opiniones y comentarios en la ventana de chat, no vuelve a sentirse productivo con las viejas metáforas de trabajo.

Y si una herramienta es sencilla, potente, no tiene barreras de entrada dignas de mención y mejora en gran medida la productividad… ¿por qué su uso no se extiende más? Simplemente, porque probar con seriedad esas herramientas de trabajo colaborativo requiere poner al grupo de personas que tiene que colaborar de acuerdo para probarlas. Personas que se consideran con familiaridad con otra filosofía de trabajo, que tienden a ser conservadoras con respecto a las herramientas en las que se encuentran cómodos, y que disparan críticas como la mayor funcionalidad de esas herramientas aunque se trate de funciones que han utilizado menos de una docena de veces en toda su vida. Posiblemente requiera, además, cambiar procedimientos, cambiar costumbres arraigadas, cambiar disciplinas y agendas de quienes tienen la costumbre de trabajar en grupo de manera presencial, en una misma sala.

Obviamente, surgen otras diferencias. Cuando se plantea elaborar un documento conjunto entre varias personas, reunirse y confeccionarlo implica emplear un cierto número de horas, pero generalmente, salir con el documento prácticamente terminado. Plantearlo en modo virtual supone, generalmente, que alguien abra el documento, invite al resto de participantes, y que el documento permanezca abierto hasta que el último participante haya entrado y supervisado lo que tenga que supervisar. Por alguna razón, la disciplina que impone la reunión presencial no tiene necesariamente lugar ante lo que debería ser su equivalente en la red. Nos resulta más difícil destinar tiempo de calidad a una reunión en torno a un documento compartido en red que hacerlo en una reunión que, por sus circunstancias presenciales, nos obliga a ello.

En la práctica, la ganancia de productividad de una reunión virtual desarrollada con seriedad en torno a un documento o una hoja de cálculo frente a la alternativa de discutir todos juntos en una sala de reuniones resulta desmesuradamente elevada, y no requiere de ningún entrenamiento especial. Es, simplemente, conservadurismo: no probar una tecnología sin duda superior simplemente porque estamos más cómodos con la que conocemos, porque nos parece que no funciona mal, porque no vemos la necesidad de cambiarla. Si no lo has probado aún en tu compañía, ponlo a prueba.

 

This article is also available in English in my Medium page, “Online collaborative tools: they just work” 

 

14 comentarios

  • #001
    Victor - 22 mayo 2016 - 15:14

    La alternativa es en realidad desesperante para mi. Incluso en reuniones presenciales me resulta imperativo.

    -Acércate a leer este cambio. ¿Que opinas?
    -Ui espera que muevo la silla para que todos puedan leer

    ¡No por favor!

    Lo peor de todo es que es una tecnología con 10 años., y que aún hay que ser pacientes, sonreír y convencer.

    Al menos al final todos son felices.

  • #002
    Manuel - 22 mayo 2016 - 16:11

    Enrique: ¿porqué no cuajó Google Wave? Era simplemente perfecta para trabajo colaborativo, y la promesa de incluir la funcionalidad en otras cosas de Google no cubre su falta. ¿Estaba adelantada a su época? Es que aunque el protocolo lo dejaron abierto, la falta de iniciativas a partir del mismo es nula.

  • #003
    Daniel Terán - 22 mayo 2016 - 16:36

    En mi caso el mayor obstáculo lo encuentro al tratar con empresas distintas: no es la misma plataforma, que si la privacidad … Pero cada vez que comparto un documento por email incrementando el número de versión, sí es cierto que muero de auto vergüenza.

  • #004
    Gorki - 22 mayo 2016 - 16:51

    No tengo experiencia en estas herramientas, por ello mi crítica no es muy solvente. Sólo una vez he utilizado una herramienta colaborativa. Era es muy antigua, no recuerdo si era la Wiki, u otra parecida, que sólo permitía escribir a varios simultáneamente en una mismo documento. Todos estabanos en la misma sala por lo que no utilizamos nada para comunicarnos por fuera del documento.

    Evidentemente decir que es poco útil, cuando existe Wikipedia para demostrar lo contrario, es absurdo. Pero no es lo mismo que a un mismo texto accedan consecutivamente varios autores, revisando y ampliando, un texto anterior, como ocurre en Wikipedia, a que accedan simultáneamente en un mismo texto.

    Parece que si se reparten el trabajo varios autores, y uno escribe el inicio, otro el desarrollo y otro las conclusiones, se acaba antes, y eso fue lo que hicimos para un trabajo que corría mucha prisa.

    Pero esta división no es física, muchas partes del desarrollo y las conclusiones, se basan en lo escrito previamente. Asi que cuando estabas escribiendo tu parte, aparecía el cursor de otro a intercalar un párrafo que necesitaba para su parte y que quizá tu habías planteado escribir más adelante.

    Estas interrupciones distraen y hacen perder el hilo, por lo que avanzar en tu exposición, es mucho más duro. Mi experiencia es que la reducción de tiempo, no compensa el stress que produce trabajar de esa forma.

    Acepto que el uso habitual pueda rebajar la angustia que produce trabajar así, o que haya métodos de trabajo colaborativo que desconozca más eficaces, sólo hablo de mi única experiencia.

    Soy del grupo de los escépticos, no veo especial ventaja de este medio, a lo que se puede conseguir con una buena planificación de tareas, donde cada uno, hace su parte del trabajo con independencia y sin ingerencias y posteriormente, se lleva a cabo tan solo una fusión de los textos en un único documento.

  • #005
    Adrian - 22 mayo 2016 - 19:41

    Saludos Enrique,
    Creo que grandes ejemplos de lo que es posible lograr mediante el trabajo colaborativo y libre son Linux y Wikipedia.

  • #006
    Francisco Mateo - 22 mayo 2016 - 19:53

    Lo que no te interesa no lo públicas.
    No admites críticas.
    Muy bien, chaval.

    • Enrique Dans - 22 mayo 2016 - 20:25

      Perdona, pero tu comentario está aprobado desde las 5:58… no te hagas mala sangre, que luego te muerdes la lengua, te envenenas y me vuelves a acusar a mí… :-)

  • #008
    Jump - 22 mayo 2016 - 20:07

    Enrique, nosotros somos 11 y solo trabajamos así, desde hace 3años. únicamente vamos un día a la oficina por semana. El resto, todo compartido.

  • #009
    xaquin - 22 mayo 2016 - 23:36

    Nada que decir sobre un método de trabajo así, pero estamos a años luz de conseguirlo (con personal adolescente). E l mayor problema para trabajar en laboratorio de ciencias (equipo) es la falta de costumbre, por no estar consolidado el trabajo colectivo en el sistema educativo español. ¿Cómo pretender implantarlo para trabajar en la nube, donde además se necesita un cierto nivel de autonomía personal (otra asignatura pendiente del SEE)?

  • #010
    Pedro - 23 mayo 2016 - 19:14

    Yo solo conozco bien de haberlas utilizado el BSCW, el OJS y las populares «wikis», lo demás ya de oídas. Pero alguien debería esclarecerme si el futuro de la ‘cloud computing’ pasa por la posibilidad de una nube local para evitar el outsourcing y no temer por la privacidad en la transmisión de documentos.

  • #011
    Eduardo - 23 mayo 2016 - 20:29

    Sí, son estupendas, y sí, les queda aún recorrido en adopción. Espero que Office 365, que tiene mucha más aceptación en entornos corporativos que Google (por ahora) sirva para que crezca la costumbre de usar estas herramientas. Sin embargo a las aplicaciones de hojas de cálculo colaborativas les queda muuuuucho por mejorar respecto por ejemplo al Excel tradicional. Años luz… Cualquier usuario avanzado de hojas de cálculo tiene que seguir usando métodos antiguos por ahora

  • #012
    Carlos - 24 mayo 2016 - 08:08

    Hola Enrique
    Sin duda estoy de acuerdo contigo , en esta era de que todo necesita que ser mas rapido y exacto , no podemos a veces realizar juntas , por el trafico y demas se roban nuestro tiempo y productividad.

    Con el trabajo colaborativo , se puede trabajar algunas horas , pero si es verdad , debemos de aprender a trabajar y cambiar toda la historia de los procesos ya elaborados para que realmente esta nueva tecnologia sea utilizada al maximo.

  • #013
    Eloi - 24 mayo 2016 - 11:41

    Durante casi dos años trabajé como consultor de Google Apps. Parte importante de los proyectos de implantación (y por lo tanto migración de un entorno a otro) era la gestión del cambio. Estudiar los distintos perfiles de empleados, comunicar ventajas y funcionalidades y realizar formaciones, mejoraba en gran medida el uso de las apps y el éxito del proyecto.

    Definir una nueva forma de trabajar y cambiar la cultura de la empresa, lleva mucho más tiempo de lo que a veces pensamos.

    Saludos!

  • #014
    carlos - 26 mayo 2016 - 19:07

    Totalmente de acuerdo. Romper las barreras colaborativas y la cultura del papel y te lo enseño en la pantalla es cuanto menos arduo. Cuando planteas en el articulo “¿por qué su uso no se extiende más?”, entiendo perfectamente los motivos que indicas. Los he vivido.

    Fuera de las penas y frustraciones creo que las tecnologías actuales ya permiten diseñar un entorno colaborativo más eficiente, adaptado obviamente la publico objetivo y tenemos encima de la mesa el reto de conseguir transformar la forma de trabajar… desterremos el adjunto en el correo!! :)

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