Trucos para quien depende de Gmail

Gmail es uno de esos servicios que en su momento redefinió el correo electrónico. Para mí, Gmail significó dejar de depender de bandejas de entrada ancladas en un ordenador, dejar de borrar correos electrónicos, y aún así mantener todo organizado a golpe de búsqueda eficiente, y acceder a todo desde cualquier sitio. En cualquier momento, sacar un teléfono del bolsillo y poder encontrar inmediatamente aquel correo enviado por no-me-acuerdo-quién, de no-me-acuerdo-qué-empresa, pero que decía no-se-qué… un ajuste perfecto al funcionamiento de mi desordenado cerebro. Gmail es el único correo que uso, en el que leo todas mis cuentas. Y sin duda ninguna, el que menos problemas me ha dado desde que lo tengo. De hecho, es el único servicio de Google por el que pago una cuota anual para incrementar mi capacidad de almacenamiento (aunque Google te deja reasignar ese almacenamiento adicional entre sus diferentes servicios, de manera que estrictamente no estoy pagando por Gmail, sino por un incremento de espacio).

En las empresas, Gmail ha provocado más de una discusión: no son pocos los directivos y trabajadores que, hartos de las limitaciones de su correo corporativo (de tamaño, usabilidad, acceso remoto, etc.) deciden un día redireccionarlo a una cuenta de Gmail y gestionarlo desde ahí, lo que provoca no pocos escándalos entre responsables de tecnología preocupados por la seguridad y la confidencialidad (escándalos, desde mi punto de vista, completamente estériles e injustificados… desde mi experiencia, es una práctica que recomiendo a cualquiera: Google siempre será capaz de gestionar tu correo mejor de como lo gestiona tu empresa, que no se dedica a esos menesteres como actividad principal).

Sin embargo, aunque ocurra muy pocas veces, y desde luego con mucha menor frecuencia que con la que he visto fallar todos los correos corporativos que conozco, Gmail puede, en ocasiones, no permitirte el acceso a tu correo durante algún tiempo, produciendo una sensación de “abandonado en el medio de la nada y sin acceso a toda tu historia personal” la mar de desagradable. Para esos momentos, me ha parecido que la recopilación de trucos publicada en Google Operating System puede venir especialmente bien: ocho métodos alternativos de acceso a Gmail que, en momentos de crisis, pueden permitirte entrar y comprobar o responder un correo. Accesos en modo safe que eliminan características experimentales, conexiones encriptadas (secure) para cuando estás en ordenadores públicos, redes inalámbricas inseguras y situaciones similares, acceso a versiones antiguas, básicas, móviles o sin comprobación de user agent… Si no eres usuario de Gmail, directamente ignora esta entrada. Pero para Gmail-aholics como yo, lo dicho: puede venir muy bien.

ACTUALIZACIÓN: Reforzando la tesis de que Gmail supone una perfecta alternativa al correo corporativo, y además con prestaciones muy superiores en términos de disponibilidad, fiabilidad o rendimiento, Google presenta los resultados de su producto en “What we learned from 1 million businesses in the cloud” en el Official Google Blog, netamente superiores a los que la inmensa mayoría de las empresas son capaces de conseguir.

46 comentarios

  • #001
    Edgard - 30 Octubre 2008 - 09:22

    “En las empresas, Gmail ha provocado más de una discusión: no son pocos los directivos y trabajadores que, hartos de las limitaciones de su correo corporativo (de tamaño, usabilidad, acceso remoto, etc.) deciden un día redireccionarlo a una cuenta de Gmail y gestionarlo desde ahí, lo que provoca no pocos escándalos entre responsables de tecnología preocupados por la seguridad y la confidencialidad (escándalos, desde mi punto de vista, completamente estériles e injustificados… desde mi experiencia, es una práctica que recomiendo a cualquiera: Google siempre será capaz de gestionar tu correo mejor de como lo gestiona tu empresa, que no se dedica a esos menesteres como actividad principal).”

    Interesante, no obstante espero que ninguno de “mis” usuarios lea este párrafo y ponga en práctica esta recomendación :-). Es una opinión respetable pero no la comparto. Desde el punto de vista de la seguridad/confidencialidad/privacidad (no técnica, no es para nada un problema de comunicaciones “seguras” ni aspectos similares) es totalmente inaceptable o como mínimo contraproducente. Tampoco se trata de una actitud talibán al respecto, es simplemente sentido común. En mi caso concreto no permitimos el redireccionamiento de correos a cuentas externas (haberlos los hay pero cuando se detectan se cortan de raíz). En cuanto a lo de “completamente estéril e injustificado”, quizás le das poca importancia a según que información hay en los correos y la absoluta falta de control a posteriori. Desde luego, el riesgo de que, pongamos 2500 usuarios como es mi caso, se dediquen a redireccionar correos a gmails y similares no es para nada una preocupación banal e intrascendente. Comparto tu reflexión relativa a las limitaciones del correo pero en nuestro caso el correo electrónico se ha planteado como un simple medio de comunicación y no como un repositorio de información, en algunos casos crítica, de la organización. Supongo que en muchos casos el correo más que una herramienta es un fondo documental, cosa que bajo nuestro criterio, no es lo más adecuado desde el punto de vista de acceso, seguridad, etc. de la información.

    La alternativa razonable es la posiblidad de accesos remotos al correo (webmail o similar) pero desde luego la solución no pasa por transferir la información a un tercero, ya sea gmail, yahoo, hotmail, …. No tiene sentido alguno destinar recursos a securizar el entorno corporativo para que luego abramos puertas de atrás mediante las cuales se permita, de forma lícita o ilícita, la “fuga” de información. Y lo que es peor, después esta información reside en una cuenta que vete a saber quien accede, desde dónde, cuando, porqué y que medidas de seguridad observa en su tratamiento.

  • #002
    Arsenio Lupin - 30 Octubre 2008 - 09:32

    Aunque parezca raro, todavía hay sitios donde encontramos tiempo para, además de dedicarnos a nuestra actividad principal, dar un correo corporativo accesible desde cualquier lugar del mundo, de forma al menos tan segura como gmail y adaptado al español (gmail no encuentra “lapiz” si buscas “lápiz”).

    Además, fíjate, por encima de nuestra actividad principal aún conseguimos que ese correo se sincronice con las blackberries de nuestro personal móvil, que esa sincronización sea realmente inmediata, y que durante el último año hayamos tenido unas dos horas de tiempo sin servicio.

    Pásmate, además, porque nuestro espacio de almacenamiento es ilimitado y nuestros usuarios están en general satisfechos, entre otras cosas por la capacidad de integración en nuestras bases de datos corporativas de la información que llega al correo.

    Y más: cuando alguien se va de la empresa, nos preocupamos del cumplimiento de la normativa de protección de datos, y de la confidencialidad y el sigilo, expurgando nuestras bases de datos de correos.

    Algo inconfesable: utilizamos tecnología microsoft.

    De todas formas, el día que la usabilidad de gmail se acerque al 50% de la de outlook2007, te aseguro que nos cambiaremos, y el día que gmail logre hacer que la experiencia entre gmail usando wheels -que hasta donde yo sé todavía no funciona con gmail- y gmail online sean tan parecidas como entre outllok2007 y outlookwebaccess, me lo pensaré también.

    Que ya está bien, narices (¿se puede decir “narices” en tu blog?) de hacer afirmaciones que se quedan en la superficie de lo “no técnico” y que en cuanto rascas un poco caen por su propio peso. Contrata informáticos competentes y tendrás un servicio tan bueno como gmail (y si no, despídelos).

    — OJO: me encanta gmail, toda mi documentación está en gmail, pero la privada :-)

  • #003
    blue - 30 Octubre 2008 - 09:33

    El chico del comentario anterior no parece ser tan abierto como “mandan los tiempos”. Efectivamente, en algunos departamentos de tecnología aún se muestran reticentes.

    Mis usuarios, sin embargo, funcionan desde hace meses con cuentas de Gmail y, excepto la obvia reticencia inicial, no he tenido ningún problema y, de hecho, muchos acaban agradeciendo el poder acceder desde cualquier lugar y tener tanta “flexibilidad”. El tiempo de mantenimiento de las cuentas se acerca a cero. Y el spam ha dejado de ser un problema.

    Además, las cuentas de Gmail permiten el acceso por POP3 y por IMAP, lo que permite realizar copias de seguridad automáticas si esa es la preocupación del departamento. Y sí, la información reside fuera de la empresa, pero entre millones de usuarios dudo que alguien dentro de Google se dedique a “mirar”. Una buena política de contraseñas puede minimizar ese problema que padecen todas las cuentas de webmail (incluidas las corporativas). En mi caso el cambio ha sido infinitamente positivo y lo recomiendo.

  • #004
    Javier Sampedro - 30 Octubre 2008 - 09:34

    Soy usuario diario de mi cuenta de Gmail y no puedo estar más encantado con este producto de Google. En muy pocas ocasiones he detectado problemas de conexió, organizar las cuentas y los correos es muy sencillo y nos permitirá guardar gigas y gigas de información.

    Respecto a correos corporativos, a veces si tiene que ser algo frustrante para un usuario que no pueda enviar/recibir determinados correos por el tamaño de sus adjuntos por ejemplo. Ahi es donde Gmail entra en acción y nos puede sacar de un apuro.

    Un servicio, sin duda para mi, imprescindible. Interesantes herramientas de google operating system

    Un saludo.

  • #005
    Enrique Dans - 30 Octubre 2008 - 09:35

    #1: esa es precisamente la discusión interesante. Desde mi punto de vista, el que el correo se use como repositorio de información no es algo que un departamento de tecnología deba marcar: lo marcan los usos y costumbres de las personas. Si el sistema es eficiente para el uso que se le da, será usado así, y empeñarse en evitarlo es luchar contra la conveniencia y la comodidad de los usuarios, que buscarán la manera de conseguirlo mediante reenvíos a sí mismos, etc.

    Los accesos remotos al correo mediante cosas como OWA y similares palían un poco algunas de las limitaciones, pero en realidad son malos, malísimos, con una usabilidad alejadísima de lo que permite Gmail y su sistema de búsqueda. Para mí, una reinvención imperfecta de una rueda ya inventada. Los secretos corporativos no lo son menos por estar en una cuenta de Gmail, la experiencia ha demostrado que poner procedimientos extraños, tarjetas con passwords generadas cada poco tiempo, o sistemas con varios pasos secuenciales no incrementan la seguridad, sino que provocan engorros insufribles que redundan en un uso menos ágil. En mi opinión, la seguridad se consigue educando a los usuarios, no poniendo más contraseñas.

    Por otro lado, se pueden tener las prestaciones de Gmail administradas por la empresa, con Gmail for Domains, lo que también evita problemas de imagen. Desde mi punto de vista, administrar hoy el correo de los empleados como servicio propio, es un error tan grande como construirse una central eléctrica o un pozo para el suministro de agua.

  • #006
    Manuel Benet - 30 Octubre 2008 - 09:37

    Aparte de estar de acuerdo con Edgard, me gustaría mencionar la LOPD (ya estamos con eso otra vez…). Dado que gran parte de la gente, y más en entornos corporativos, disponen de gran cantidad de datos de carácter personal en su correo (que como dice Edgard, en la gran mayoría de casos puede considerarse como un repositorio documental de informes, envíos, ofertas, contratos, etc.), Google actuaría en este caso de encargado del tratamiento. Y teniendo en cuenta que EEUU no se distingue precisamente por sus leyes de protección de datos de carácter personal, se trata de una transferencia internacional de datos a un estado sin la adecuada protección.

    Pienso como Edgard que el problema es que le das poca importancia a lo que hay en los correos. Como dije, en no pocas ocasiones contendrán planos, ofertas, tarifas, contratos, informes, y gran variedad de datos de carácter personal. Afirmar que son “escándalos, desde mi punto de vista, completamente estériles e injustificados” me parece simplemente un poco atrevido y si me disculpas, hasta ignorante.

  • #007
    Jorge Carabias - 30 Octubre 2008 - 09:38

    Comparto tu amor por Gmail. Todas mis cuentas las tengo redireccionadas allí (la del IE incluida :-)).
    También es cierto que últimamente la carga se le atraganta y a veces entra a la segunda. No se qué habrán tocado estos chicos de Google…

  • #008
    Víctor Gallego - 30 Octubre 2008 - 09:41

    Pregunta para #3 ¿cómo tienes declarado el fichero de direcciones que guarda Gmail en la APD? Si un usuario tuyo se dedica a hacer Spam ( en el sentido que se le da en la LSSI) ¿cómo puedes controlarlo?

    Por que el día que llega una sancion de la APD, es cuando todo el mundo se echa las manos a la cabeza.

  • #009
    Enrique Dans - 30 Octubre 2008 - 09:41

    #2: decididamente, no es mi experiencia. Cuando hablo con usuarios de cuentas de correo corporativo, su experiencia es, en todos los casos hasta el momento, mucho peor que la mía en términos de usabilidad, acceso, inmediatez, búsqueda, etc. No conozco ninguna empresa cuyo sistema de correo electrónico se aproxime a lo que ofrece Gmail, y menos usando productos Microsoft. Ni que decir tiene que OWA me parece completamente infumable, y que Outlook fue uno de los programas que más me animaron a convertirme en “100% Microsoft free”. Si has conseguido informáticos capaces de retorcer tanto los productos de Microsoft como para que el nivel de servicio se aproxime a lo que ofrece Gmail como balance entre simplicidad y prestaciones, verdaderamente te felicito. Pero te recomendaría preguntar a tus usuarios… a veces, lo que para Sistemas es la solución técnicamente más adecuada, no lo es para los usuarios (y mi experiencia en ese sentido no se basa en mí, sino en los comentarios de cientos de alumnos que pasan por mis clases).

  • #010
    Motarile - 30 Octubre 2008 - 09:46

    Otro truco, algo paranoico si, es crear una cuenta secundaria en Gmail y reenviar todos los correos que te entran en la cuenta principal hacia la secundaria.

    Yo lo tengo así, porque si bien es cierto que Google me da mucha confianza, he leído algunos casos de perdidas o cancelaciones arbitrarias de cuentas Gmail.

    Ptons.

  • #011
    Manuel Benet - 30 Octubre 2008 - 09:46

    Enrique, el propio hecho de que el correo se utilice efectivamente como un repositorio de documentación lo hace todavía más crítico desde el punto de vista de la accesibilidad, integridad y confidencialidad.

    Por otro lado, hablas de la gestión de un sistema de correo como si cualquier empresa tuviese millones de clientes; un único administrador de sistemas es capaz de gestionar más que eficientemente un servidor de correo con un número razonable de usuarios, algo que sucede en la gran mayoría de empresas. Eso no es un argumento a favor de la externalización de la gestión del correo electrónico, desde luego.

    Estoy completamente de acuerdo en que la seguridad se consigue educando a los usuarios, pero eso no basta. Por supuesto hay que enseñar al usuario que “pepito” no es lo más adecuado como contraseña, pero siempre encontrarás alguien que intente ponerlo, por mucha educación que lleves a cabo. Eso es lo que hay que evitar. El usuario poco dispuesto a aceptar, como tú, que la seguridad es algo necesario.

  • #012
    Manuel - 30 Octubre 2008 - 09:56

    Me gustaría poder hacer una encuesta a los usuarios de correo de la empresa de Arsenio Lupin (#2).

    En mi empresa también optamos por la situación “full Microsoft” y la idea que se tiene desde los usuarios difiere claramente con la de los administradores del sistema.

    Y creo que mejor no hablar de TCO en la comparación de soluciones…

  • #013
    Arsenio Lupin - 30 Octubre 2008 - 09:59

    Enrique, en respuesta a #9 te diré:
    1. Lo de OWA infumable, no deja de ser una opinión. Para mí, usuario cotidiano de gmail y menos de OWA, es muy aceptable, y en su versión 2007 ha mejorado sustancialmente. No puedes comparar gmail de hoy con OWA del 2000.
    2. Te puedo asegurar que sí preguntamos a nuestros usuarios. Es más: eso es lo que impulsa nuestro trabajo.
    3. El punto débil de gmail es la pésima integración de calendario y tareas, y te aseguro que para mis usuarios la agenda compartida de Outlook/OWA es crucial, y para los que llevan proyectos, la integración entre Project y Outlook es aún más importante.

    Vale, somos informáticos de infantería que no tenemos ni idea de usabilidad en informática, pero si le quitamos a nuestro director general su agenda integrada en blackberry con citas puestas por outlook, nos “capa” :-)

  • #014
    PGB - 30 Octubre 2008 - 10:01

    Hola Enrique, no te da problemas cuando envías desde Gmail con distinto remitente al de la cuenta?
    A mi muchas veces me pone la dirección de la cuenta y no la corporativa. (aunque la cambie antes de mandar el correo).

    SL2

  • #015
    Dani - 30 Octubre 2008 - 10:02

    Pues, personalmente jamás permitiría la creación de cuentas de empresa mediante gmail. Además, no lo veo una solución más potente que un Exchange bien configurado, con su OWA.

    En mi empresa, teniendo en cuenta el tipo de datos que manejamos, se hace impensable que cierta información ande “pululando” por ahí, somos meticulosos incluso en los reenvíos de correo precisamente para esto, así que permitir la redirección hacia gmail, ni pensarlo.

    Nosotros disponemos de mecanismos para forzar el uso de passwords complejos, de su rotación y de su no repetición mediante el historial, ¿eso me lo puede garantizar gmail?

    No quiero ya entrar en el tema LOPD en google, como ha hecho alguien más arriba, por que si no me empiezan los temblores y sudores.

  • #016
    Edgard - 30 Octubre 2008 - 10:16

    Personalmente, y sin ánimo de ofender, me da la impresión que hay mucho geek rondando por aquí que por lo que leo su vida gira alrededor del email. Por otro lado, me da la sensación que se le presta poca atención al tratamiento de la información corporativa y que ésta se utiliza como si fuese poco relevante. Quizás desde la óptica de un único usuario así es, pero desde un punto de vista global no creo que el escenario óptimo sea tener un % importante de la información distribuida por n servidores externos y totalmente fuera de nuestro control. Como bien dice Manuel Benet, más vale no meternos con temas legales al respecto (LOPD en especial).

    Con el usuario hemos topado ……………….. concienciar, educar, sensibilizar, ……… esto está muy bien pero no sirve, no creo que el día que una empresa deba responder como tal ante un problema de confidencialidad, fuga de información, LOPD, etc. pueda alegar que confiaba plenamente en el usuario ……..

    y que conste que soy partidario de la accesibilidad móvil y universal 100% a través de cualquier punto con conexión a internet (portátil, BB, PDA, aifon, etc….) PERO SIEMPRE desde entornos que yo pueda controlar y marcar mis propias reglas.

    Para resumir, me podríais dar entonces una explicación para convencerme de que lo sucedido con la cuenta de correo de Sarah Palin, Sarkoszy y otros casos más no es un tema para preocuparse ………. ya lo sé, con la cuenta corporativa y megasuperprotegida también puede pasar pero me atrevería a decir que quizás cueste un poco más ……..

  • #017
    Eduardo Heredia - 30 Octubre 2008 - 10:22

    Uff… “Nosotros disponemos de mecanismos para forzar el uso de passwords complejos, de su rotación y de su no repetición mediante el historial, ¿eso me lo puede garantizar gmail?”

    En mi empresa tambien… eso consigue que el 99% de la gente que conozco tengamos un password secuencial y sencillo, y el mismo en todas las aplicaciones. Porqué? porque no me da la real gana de cambiar de password cada dos meses. O pongo un password seguro y lo apunto en un papel?

    Nosotros usamos la “solución” Outlook/exchange/webmail.

    El outllook periodicamente no se conecta con el exchange, o va lento, aunque me imagino que tiene que ver con la calidad de la red de la empresa. Las búsquedas de correos son un auténtico infierno. Lentas y muy poco fiables, más de una vez he perdido un correo y he tardado un buen rato en encontrarlo.

    El webmail no funciona bien con el firefox, lo que para mi es un grave impedimento. Y en general, no da un buen servicio.

  • #018
    Victor - 30 Octubre 2008 - 10:24

    No sé si os pasa pero cuando abro un correo desde gmail, aparece publicidad relacionada con el correo que he abierto. ¿Hasta que punto esto es legal? ¿No vulnera la LPOD?

    Saludos.

  • #019
    hazzor - 30 Octubre 2008 - 10:33

    I love Gmail¡¡
    No puedo comprender como la gente sigue utilizando clientes de correo electronico en su escritorio.
    Ni Mail.app ni Outlook ni Thunderbird
    Sencillamente, son de otro siglo…prehistóricos

  • #020
    maGuillen - 30 Octubre 2008 - 10:36

    Yo soy Google Adicto desde hace muchos años. Tengo todos los correos redirigidos a Gmail, algunos hasta con acceso POP.

    También me he creado una serie de filtros que etiquetan los correos con la cuenta de la cual proceden. Por si quiero “afinar” la búsqueda.

    Hace tiempo GMail busca por mi :).

  • #021
    Carlo - 30 Octubre 2008 - 10:36

    Me parece una gran noticia, en linea con el MIT. Poner al alcance de (casi) todo el mundo información y cultura nos hace más libres.

  • #022
    Felipe Alfaro Solana - 30 Octubre 2008 - 11:40

    Para aquellos momentos en los que GMail no esté disponible: Google Gears, o cómo acceder a tu correo en modo off-line :)

    Parece que todavía no está disponible, pero seguro que pronto lo estará.

  • #023
    Felipe Alfaro Solana - 30 Octubre 2008 - 11:49

    Una posible solución para delegar en terceros la gestión de correos es el uso de correos cifrados.

    Existen, sin embargo, varios problemas. El primero es que GMail no soporta por defecto el uso de correos cifrados, pero existen extensiones para el navegador que sí lo permiten, de forma transparente, y sin que GMail sea consciente de ello. El segundo es configurar GMail para que, por defecto, envíe correos cifrados a aquellos destinatarios que lo permitan.

    Desafortunadamente, estamos aún muy lejos de ver una solución como la que comento. Quizá en un futuro cercano. Ese día, será posible técnicamente (y posiblemente legalmente) delegar la gestión de correos a un tercero.

  • #024
    Gorki - 30 Octubre 2008 - 12:36

    En primer lugar mi correo contiene información discreta, es decir que no me gustaría que la conozca cualquiera, pero no secreta, o lo que es lo mismo, si la conocen no pasa absolutamente nada, Como a mi, le pasa al 90% de las personas tanto en su hogar, como en el trabajo.

    En segundo lugar l¿Como creen que se hace el espionaje industrial? . El riesgo de que tus secretos lleguen a la competencia, no viene de que te abran tu buzón en gMail, sino de que alguien pague a la señora de la limpieza, para que entregue todos los papeles de las papeleras y fotografíe todo papel que vea sobre una mesa.

    No seáis obsesos de la seguridad y si tenéis por fuerza que imponerla, recordar siempre que está mucho más segura una aguja en un pajar que en una caja fuerte.

  • #025
    Pedro H - 30 Octubre 2008 - 12:40

    Creo que mucha de la polémica de la “falta de seguridad” que achacan ciertos defensores de los correos corporativos procede de la perdida inevitable de poder real sobre las comunicaciones por parte del colectivo de los administradores de sistemas.

    La falta de control sobre la información empieza desde el momento en que se tiene acceso a ella, un empleado paciente y con ganas de fastidiar puede “fotocopiar” cualquier base de datos con un el botón “Impr Pant”, sacando copias impresas de esa documentación o, si el contenido no esta protegido, con un simple “corta-pega”.

    El word del Team Mate es un ejemplo claro.

    Uso todos los días mi GMail en el trabajo, así soy propietario y dueño de mi información y recupero algo de poder frente a “los informáticos”

  • #026
    Belén - 30 Octubre 2008 - 13:29

    hmm, muy útil el link. Yo tengo Gmail en vena: 5 cuentas de correo y todas van redirigidas a una sola, a modo de embudo, que es la única que necesito mirar a menudo Pero si se “rompe” esa una, siempre puedo seguir yendo una por una a las demás en caso de emergencia. Lo malo es que dos de ellas también son de Gmail, así que poder acceder con esos “trucos” puede ser muy útil. A ver si le ponen ya Gears y cuadramos el círculo.

    A los que les gusta Outlook, supongo que será porque les funciona bien. A mi el departamento de IT me miraba raro cada vez que me quejaba porque se colgaba, tardaba minutos (en plural) en arrancar… como si estuviese pidiendo algo del otro mundo! Además nos daban a todos una clave muy fácil de adivinar (siglas del departamento+nombre+año de creación de la cuenta) y no nos dejaban cambiarla. Si eso no es falta de seguridad…

    Por otro lado, es una pena que en muchas empresas se cape el acceso a Gmail para “evitar que se use para fines personales”. (Por ejemplo,en Lehman Brothers. ¿Correlación entre cerrazón y quiebra?)

  • #027
    Vicente de Pablo - 30 Octubre 2008 - 13:30

    Gran post! como apóstol de gmail me encanta ver esta declaración de fe. Sorprende mucho el empeño de muchos de hablar de usabilidad sin tener en cuenta a los usuarios, y de preferencias sin tener en cuenta lo que prefiere la mayoría!
    Yo también comencé a gestionar todas mis cuentas desde la de gmail, empujado por el hecho de que todos mis expertos de cabecera ya lo hacían hace tiempo. Mi satisfacción desde entonces es total; creo que la eficacia de Gmail, y lo que te aporta en productividad personal, está por encima de lo que se puede explicar, hace falta probarlo.
    Las razones de algunos administradores para querer “controlar el flujo de la información” bajo su responsabilidad son evidentes; quizás hasta la ley les obligue a perder el tiempo en la tarea de poner puertas al mar, y por otro lado, seguro que en todas las grandes empresas hay gente que se gana la vida con funciones aún menos productivas.
    Más curioso me parece que se hayan extendido comentarios como el archiempleado “a mí que me lean mis cosas confidenciales…” que comenta Gorki, o que las mismas voces que pedían modelos de negocio que permitiesen servicios gratuitos de calidad se rasguen por que una araña rastree el contenido sin vincularlo a los usuarios…
    Y más curioso todavía, que un servicio como el de Gmail con dominio propio esté relativamente poco extendido en las PyMES, como consecuencia quizás de esa corriente de comentarios…
    Yo desde luego lo uso, como correo personal y en mi empresita, y estamos todos encantados.
    Gmail rules!

  • #028
    Mr. Pond - 30 Octubre 2008 - 14:07

    Personalmente creo que los administradores llevan su razón en no querer que se utilice Gmail o cualquier otro proveedor externo. Y el querer controlar el flujo de información bajo su responsabilidad, es, por lo demás, una de las tareas de su trabajo dentro de una organización. Diria yo, la más importante.

    De hecho, si no fuese por los administradores, por ejemplo, más de una vez los trabajadores no llegarían a enterarse jamás que alguien busca robarles la identidad o hacerse también con la información de su correo personal.

    Yo me he encontrado, por ejemplo, y más de una vez, con varios intentos fallidos de acceder a un webmail laboral de una persona a las 3 de la mañana, siendo que esa persona no acostumbra siquiera a revisar su correo laboral a tan altas horas. Avisado de esto, y desde que estos usuarios no saben, por ejemplo, que Gmail posibilita reconocer las diversas ip que abren sesiones, el usuario generalmente descubre que su cuenta personal de mail tambien ha sido o intentado ser vulnerada. Generalmente. por medio de troyanos, keyloggers o exploits: frente a los cuales el personal de Gmail no tiene mucho para hacer. Ya que en estos casos, la mayoria de las veces, se trata de un error de la víctima. Y sólo en un ambiente de seguridad controlada -impidiendo ciertas ejecuciones en una intranet- se puede disminuir este riesgo.

    Además, es bueno recordar que por mucho interés que los empleados tengan en utilizar otra cuenta de correos, la información que envian y reciben, generalmente no les pertenece, no se haya incluida dentro de lo que podriamos llamar “información personal”; de modo que parece lícito y justo, que la empresa a la que pertenece esa información dictamine por qué medios ha de discurrir la misma. Por lo demás, Gmail no es infalible: y el hecho de que todas las empresas del mundo llegaran a utilizar, significaria un grave peligro para la seguridad nacional de cada uno de los paises que no fuesen E.E.U.U.

    En lo relativo a la limitación de espacio de las cuentas corporativas: creo yo, que tienen un doble beneficio. Impiden la recepción de material ajeno a la actividad que se desarrolla (ya que para archivos pesados generalmente existen los compartidos) y genera en los empleados una cierta tendencia a la eficiencia en el gestionamiento de su correo. Digo: si no borras o trasladas al disco rigido la porqueria que te envian tus colegas o amigos luego de haberlas leido o mirado, congestionas tu cuenta. Y ello te obliga a leer y descartar permanentemente. No me parece, por fin, que las empresas tengan porqué ofrecer todas las facilidades de almacenamiento que ofrecen los proveedores más populares. Son cuentas de email con finalidades bien distintas, y, por ello, zapatero a su zapato.

  • #029
    Mr. Pond - 30 Octubre 2008 - 14:11

    PS: Además, y perdon por la addenda, si existe alguna fuga por algun hipotetico problema de seguridad en Gmail, logra tú que algun jurado los condene a resarcirte siendo que has firmado electronicamente un contrato que los disculpa de eso.

  • #030
    Víctor Gallego - 30 Octubre 2008 - 15:17

    Para los no técnicos:

    ¿ Y si me salto toda la imagen corporativa por que no me gusta y coarta mi creatividad?
    ¿Y si decido que voy a pagar a los proveedores al contado por que las normas del departamento financiero me impiden acceder a determinados proveedores?
    ¿Y si decido no vender un producto porque es más dífícil de vender que otros?

  • #031
    Arsenio Lupin - 30 Octubre 2008 - 16:09

    Como continuación a #30:
    … en las empresas, la contabilidad ha provocado más de una discusión: no son pocos los directivos y trabajadores que, hartos de las limitaciones de sus procedimientos corporativos (firmas para autorizar los pagos, acceso no universal a las cuentas bancarias de la empresa, necesidad de documentar los movimientos bancarios) deciden un día abrir una cuenta en las Islas Caimán y gestionar su empresa desde allí, lo que provoca no pocos escándalos entre los responsables de la gestión económico-financiera preocupados por la seguridad y la confidencialidad (escándalos, desde mi punto de vista, completamente estériles e injustificados… desde mi experiencia, es una práctica que recomiendo a cualquiera: los chiringuitos financieros de las Islas Caiman siempre serán capaz de gestionar tu patrimonio financiero mejor de como lo gestiona tu empresa, que no se dedica a esos menesteres como actividad principal)….

    … :-) :-)

  • #032
    Edgard - 30 Octubre 2008 - 16:19

    Me parece que muchos confunden la libertad con el libertinaje. Además nadie ha respondido la pregunta que hacía en la entrada #16, necesito que alguien me convenza de que no hay ningún problema en eso !!!! :-)
    Si fuese tan perfecto no se porque tenemos tantos servidores de correo, tantos Tb de información almacenada, …… con lo fácil y sencillo que es traspasarlo todo a San google …. es que mira que somos raros los infernomáticos…….:-)
    También decir que no son caprichos de tener controlado el flujo de información por parte de administradores de red ni similar, de fondo hay demasiados aspectos mucho más relevantes (legales, comerciales, etc.)

  • #033
    Nino - 30 Octubre 2008 - 20:18

    La URL que yo utilizo para acceder a Gmail no aparece en el listado de googlesystem. Es la siguiente:

    https://gmail.google.com

    Hace tiempo, alguien me informó de que, entrando con esta dirección, toda la sesión transcurre en modo cifrado. ¿Es verdad esto?

  • #034
    olopez - 30 Octubre 2008 - 21:07

    Supongo q este es un debate que dentro de poco estara a la orden de dia, si no lo esta ya.

    Hay una serie de factores a tener en cuenta que se pueden resumir en 2: usabilidad y seguridad.

    Que los datos no esten en mi empresa no me parece nada seguro, esto es asi y lo saben hasta los chinos. Hay alternativas igual de accesibles a gmail, aunque es claro que vas a tener que soltar la pasta, y no necesariamente en licencias de exchange, y tampoco vas a tener algo tan funcional como gmail pero el servicio de correo es eso, correo, y pretender que sea otra cosa es algo que los chicos de sistemas nos vemos en la obligacion de enderezar.

    Porque vamos a ver, los usuarios en general no tienen pero ni zorrisima idea de informatica. Para cuando hay uno con cierto sentido comun (no hablo ya de conocimientos) hay detras 100 gañanes que para pasar a un compañero de mesa un documento grafico de 100 megas no se les ocurre nada mejor que adjuntarlo a un correo. Ellos saben manejar el correo (porque sera) y ya esta. Si vamos a dejar a los usuarios que eligan las herramientas la tenemos clara.

    Luego esta el caso de google: si viene una empresa e intenta convertir mi aspiradora en un exprimidor de naranja, podra dar todas las vueltas que quiera, y en ciertos (o muchos) casos podremos sacar buen zumo con el aspirador googleado, pero amigos mios, el aspirador es aspirador, el zumo zumo y el servicio de correo fue definido en una serie de rfcs que estan ahi para el disfrute del respetable y como repositorio documental no me aparece en el listado de usos y funcionalidades. Hay decenas de soluciones para este tema, muchas de ellas opensource, otras de paganini y cerradas, pero casi todas pasan por separar el servicio de correo del de respositorio documental, mantenidendo los datos en la empresa q es donde deben de estar y acesibles bajo una serie de estrictas condiciones que google no es que no cumpla, es que no te deja definir (como no puede ser de otro modo claro). Es una verdadera pena ponerse en plan taliban pero a los usuarios hay q atarlos en corto, y esto lo digo con conocimiento de causa; y no hay cosa peor que te venga un usuario que ha leido la pcactual pidiendo que le instales este programa que va a resolver todos los problemas del mundo.

    Bien, finalmente, aplicaciones en la nube vs aplicaciones en mi pc. Aqui hay algo que se me escapa y lo digo de corazon. Como se puede comparar una aplicacion de tipo outlook 2007 con una aplicacion formada por cientos de javascrips que se ejecutan en un navegador? a nadie le ha revuelto las tripas pasar de usar una aplicacion hecha en C, rapida, con una GUI flexible y amigable, donde puedo arrastrar casi todo sobre casi todo, donde tengo acceso a los widgets del SO a plena potencia, donde puedo usar atajos de teclado, donde la aplicacion interactua con el escritorio o con otras aplicaciones de forma intuitiva… a una aplicacion que tiene el aspecto de haber sido desarrollada hace 10 años, donde la latencia de la red es una especie de mortaja q a veces me envuelve y no me deja mover, donde los widgets son como de otra generacion y el arrastrar y soltar o bien no existe o bien si sueltas hazlo en el sitio indicado que sino se rompe? porque es lo que esta pasando: una aplicacion que se ejecuta en el marco del navegador tiende a ser terriblemente pobre visualmente hablando, en tiempos de respuesta, en intreractividad etc… Ajax ha venido un poco a paliar ciertos problemas, pero aun asi no resiste comparacion con su equivalente de escritorio.

    Todo es sacrificable con tal de mover el “proceso?” a la nube?

  • #035
    jaime - 31 Octubre 2008 - 03:08

    Enrique,

    Lo siento, voy a mil y no he podido leer todos los comentarios en profundidad y no se si se ha comentado esto pero…Redireccionar tu mail corporativo a la cuenta de Gmail, esta permitido por la LOPD?

  • #036
    Carlos Andres - 31 Octubre 2008 - 05:22

    Entiendo que hay que mantener un control dentro de lo que las empresas consideran confidencial. Pero hablemos de lo sencillo…cuando necesito enviar un archivo que supera los 2 MB…(que es muy frecuente)..siempre recibo una confirmación de mensaje rechazado…no por mi empresa…sino por la del recipiente.
    Y cual es la solución el 100% de las veces??? “Por favor dame tu dirección de cuenta de gmail para que no te la rechaze”…..

  • #037
    Miguel Angel Calvo - 31 Octubre 2008 - 09:19

    Entiendo que la usabilidad en Google es muy alta,y proporciona muchos puntos de acceso a la información de tu correo. Sin embargo, el tema de la seguridad es el punto más importante. La información de tu empresa es áltamente confidencial o debería serlo y no puedes dejarlo en manos de terceros generalistas. La opción de alojar tu propio servidor en un servicio de hosting, sería, sin ser la más segura, bastante más interesante que alojar tus cuentas es un servicio masivo como GMail.

    En relación al envío de ficheros grandes (varios MB) por correo electrónico es un problema resuelto ya hace muchos años. En Internet hay infinidad de empresas que permiten alojar un archivo en sus servidores y enviar un enlace por correo para que el destinatario lo descarge via ftp o http. Los administradores de sistemas deben proporcionar un mecanismo de este tipo en su propia empresa o contratar el servicio y formar a los usuarios para su utilización.

    Otro punto que no se ha comentado, al menos no lo he leido, es la integración del cliente de correo con las aplicaciones corporativas. No coincido con la opinión de que el correo es “correo” y punto, quizá porque trabajo en el mundo de Lotus Notes. El sistema de correo está integrado con otras aplicaciones corporativas, tanto en la gestión de archivos para el control de versiones, la integración con CRMs, aplicaciones documentales, etc.. y todo ello gestionado desde la bandeja de entrada o al enviar un mensaje, etc. Ese tipo de opciones nunca lo vas a tener disponible en un servicio externo.
    Las funcionalidades de administración y gestión del correo que proporciona un entorno de correo corporativo no tienen nada que ver con lo que pueda proporcionar un proveedor externo.

    Para empresas realmente pequeñas que no dispongan de infraestrucutura ni personal tecnológico propio les plantearía soluciones del tipo Lotus Foundations o similar, pero nunca alojar las cuentas en un sistema tipo GMail.
    Un saludo

  • #038
    Dani - 31 Octubre 2008 - 09:56

    #35 La LOPD no habla sobre si eso es legal o no, esa “prohibición” suele estar en casi todo Documento de Seguridad que se precie, fundamentalmente para evitar posibles fugas de información que vulneren el deber de secreto sobre los datos. Además en ese caso hay otras implicaciones como la regulación de ese tratamiento externo (encargado de tratamiento).

  • #039
    Isra - 31 Octubre 2008 - 11:59

    Aunque realmente es un servicio en fase BETA, a mí me parece el mejor que he visto hasta el momento. El único fallo que he tenido es que al suscribirme en un evento de una empresa no pude volver a acceder a mi cuenta porque, supuestamente habían intentado acceder a la misma de forma fraudulenta. No perdí mis correos hasta el momento porque estaban en mi gestor de correo electrónico. Me parece seguro y muy eficiente. (el fallo que relato me parece totalmente comprensible y culpa mía por no informarme bien de dónde me registraba)

  • #040
    FobiasNo - 31 Octubre 2008 - 12:07

    Una brutalidad señores, que refleja una vez mas como lo que alguien hace para sus necesidades concretas o en su casa trata de extrapolarse frivolamente al terreno de las empresas.

    GMail no permite nada de lo que una emprea moderna necesita en el correo:

    Identidades federadas,
    encriptación en el almacenamiento
    busqueda global
    Proveedor de busqueda para otros sistemas de busqueda dentro de la empresa
    Funcionalidades muy limitadas en dispositivos mobiles
    DLs y contactos corporativos
    calendarios compartidos, busqueda automatica de slots para reuniones, etc
    integración con herrramientas Presencia/IM/Voip corporativas,
    integración con las intranets (que es donde tiene que estar la info no en el correo),
    gestion propia de todos los criterios de seguridad/filtrado
    recuperación de backups (del tipo vaya necesito el correo ese que borre)
    jefe-secretaria y gestión de permisos a buzones/carpetas, etc
    aprovisonamiento dinamico
    gestión de identidades
    right management
    Y puedo seguir asi una hora.

    Por no hablar de las pocas garantias/compromisos que creo que tiene gmail con este servicio y las cosas que obliga a aceptar.

    Correo en la nube si, pero con criterios corporativos no domesticos.

  • #041
    jordi - 31 Octubre 2008 - 12:43

    Gmail aún es beta por lo que no lo veo recomendable para las empresas.

    Unas recomendaciones básicas son:
    Utilizar la versión HTTPS en: mail.google.com/mail
    Formar/formarse para evitar ser engañado con ataques de ingeniería social.
    Evitar la fuga de información en cláusulas contractuales, de igual forma que en USBs o CDs.
    Usar PGP a nivel empresarial siempre que se envíe información crítica.
    Valorar el uso de correo dedicado con VPN para los accesos remotos.
    Valorar ofrecer internet en una red aislada para el uso personal y cerrarlo en la red corporativa o cómo alternativa a utilizar técnicas de DMZ (con doble firewall).

  • #042
    Dani - 31 Octubre 2008 - 13:22

    @41
    La verdad es que habría que plantearse también a que llama google BETA, creo que no es la expresión que siempre se ha conocido, ya que tener un producto durante varios años en BETA no es habitual. ¿Puede ser una estrategia de negocio? Chrome también está en BETA, ¿no saben acabar los productos? yo creo que el análisis de mantenerse en ese estado tiene que ir más allá.

  • #043
    Enrique Dans - 31 Octubre 2008 - 13:25

    #42: De eso hablamos hace poquito, lo tienes en https://www.enriquedans.com/2008/09/redefiniendo-la-beta.html

  • #044
    Ferran - 22 Noviembre 2008 - 11:08

    Respecto a esto, vale la pena leer esta entrada en Idealware:

    http://www.idealware.org/blog/2008/11/dont-take-gmail-or-other-blessings-for.html

  • #045
    kowenmela - 20 Agosto 2009 - 21:51

    La LPOD?…ahhh te refieres a la LOPD… pues hombre, eso no lo vulnera mientras no vulneren tu privacidad, pero eso es porque “alguien” vende las direcciones de e-mail a esas empresas, y es extremadamente difícil localizar quién ha sido ya que la mayoría de personas se registran en sitios. Por eso conviene hacer lo que hago yo, dar únicamente una dirección de correo hotmail. La gmail te la quedas para cosas de estudios, trabajo, etc. Y esa cuenta no ponerla ni en messenger, ni en nada. Tener pocos contactos, y no tienes spam nunca. Tarde o temprano tu cuenta es localizada “de alguna manera” con alguno de los muuuchos programas de “freeware” tuneados, o incluso programas comerciales “gratuítos” (por cosas como estas existen los spywares). Y al final es inevitable tener spam. Lo bueno de tener una cuenta gmail es que te filtra casi todo, y lo que se le escapa, es fácil de poner como spam. Y para decirlo sencillamente, en hotmail tienes que hacer cosas a mano para bloquear spam definitivamente (no sé cuántas veces he marcado el Marca como no deseado y sigue llegando, al hotmail), sin embargo gmail te hace eso automáticamente. En fin, gmail powah.

  • #046
    Pedro Novoa - 13 Junio 2012 - 15:54

    Hola, he leido con atención todos los comentarios pero no hay nadie que se pronuncie con fundamentos concretos acerca de los riesgos, amenzas y vulnerabilidades a las que se exponen las empresas al permitir la redirección de los correos, y creo que es la parte más enriquesedora de esta discución.

    saludos

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Los comentarios están cerrados

11 comentarios en Menéame

#001
me_meneo_pensando_en_ti - 30 Octubre 2008 - 15:01

Es interesante el debate que hay en los comentarios.

Más información:

1. Ocho métodos alternativos de acceso a Gmail: googlesystem.blogspot.com/2008/10/gmail-modes.html» autor: me_meneo_pensando_en_ti

#002
gensn - 30 Octubre 2008 - 15:20

Lo de gmail como almacenamiento para una empresa es como la diferencia entre hardware y software, lo segundo solo lo puedes maldecir pero a lo primero le puedes pegar un martillazo. No le vas a pegar un martillazo a tus servidores pero si los puedes reiniciar al menos.» autor: gensn

#003
g3_g3 - 30 Octubre 2008 - 16:01

Desde luego la recomendación de este señor se sale de la corriente general, de risa los opositores administradores de sistemas en los comentarios, intentando justificar su puesto de trabajo contra una aplicación externa gratuita y que funciona mejor o al menos deja mas satisfecho al usuario.» autor: g3_g3

#004
escogorcio - 30 Octubre 2008 - 16:05

Pues yo creo que el quid de la cuestion esta precisamente en el titulo:

trucos para quien DEPENDE de GMAIL

Se habla mucho en los comentarios que se usa como repositorio, lo cual… ¿la confidencialidad esta asegurada? ¿que ocurriria si GMAIL cerrase o cambiase las condiciones de servicio?. ¿Que ocurriria si el Gobierno de EEUU se hiciera con el control?. Se me ocurren muchas preguntas y ninguna respuesta es completamente satisfctoria. Y si el beneficio es que se puede consultar desde cualquier lugar del mundo… ¿es que no existen los webmails?. No, yo no dependería de alguien tan ajeno.» autor: escogorcio

#005
pr0zac - 30 Octubre 2008 - 16:58

Pero el autor del post ya sabemos todos quien es… y lo mucho que pelotea a Google y ya de paso, a él mismo.» autor: pr0zac

#006
jroselln - 31 Octubre 2008 - 12:39
#007
jroselln - 31 Octubre 2008 - 12:41

Unas recomendaciones básicas son:

Utilizar la versión HTTPS en: mail.google.com/mail

Formar/formarse para evitar ser engañado con ataques de enginieria social.

Evitar la fuga de información en cláusulas contractuales, de igual forma que en USBs o CDs.

Usar PGP a nivel empresarial siempre que se envie información crítica.

Valorar el uso de correo dedicado con VPN para los accesos remotos.

Valorar oferecer internet en una red aislada para el uso personal y cerrarlo en la red corporativa o cómo alternativa a utilizar técnicas de DMZ (con doble firewall).» autor: jroselln

#008
me_meneo_pensando_en_ti - 31 Octubre 2008 - 13:10

Relacionado: meneame.net/story/gmail-demuestra-que-es-fiable» autor: me_meneo_pensando_en_ti

#009
ayoma - 31 Octubre 2008 - 13:35

Gmail es infinitamente más fiable que muchos correos corporativos que he visto por esos mundos» autor: ayoma

#010
mafiak1fry - 31 Octubre 2008 - 14:16

Si necesitas consultar información que no puedes asumir fisicamente, Gmail es una biblioteca movil, y desde mi experiencia guardar Todo el archivo de tus correos, es basicamente poder acceder a tu pasado….» autor: mafiak1fry

#011
joffer - 31 Octubre 2008 - 19:27

Google Apps con Gmail a la cabeza es la solución, una auténtica revolución.

Ahora el quiosquero de mi barrio puede tener la misma capacidad tecnológica cara Internet que cualquier gran empresa con eficientes grupos de informáticos.

Da miedo, pero es así. Desde la mayor capital hasta el pueblo más recóndito.

El alojamiento (hosting) por el que antes se pagaba una cuota mensual no tiene nada que hacer con servicios tan potentes e integrados que ofrecen una capacidad muy superior a las necesidades. ¿Qué es el consumo de ancho de banda?

Hace meses integré tres de los dominios de la empresa en google Apps, el cambio fue radical para todos.

1. Dimos de baja varios de los alojamientos de pago. (Google Apps aun no integra MySql/PHP). Con lo que reducimos costes.

2. Se acabó el problema del spam. Los utilizados en el alojamiento no eran de fiar y filtraban correos deseados.

3. Empezaron a usar el webmail. ¿Cómo vas a comparar gmail con el webmail que ofrecen las demás empresas?

4. Se incorporó el uso automático de gTalk

5. Tenemos un site privado para la empresa que antes se ofrecía mediante ftp desde un hosting o desde el servidor privado.

6. Calendarios, etc…

Y eso que aun no nos ha dado por usar la Api para integran nuestras aplicaciones con esos servicios.

Realmente, me da miedo. Si google aplica la técnica del extender y abrazar retrocederíamos varios años tecnológicos.» autor: joffer