El Blog de Enrique Dans

La nube en las empresas: del simple almacenamiento al trabajo compartido

Escrito a las 8:19 am
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Una de las transiciones que, en mi condición de profesor y de asesor de empresas, estoy pudiendo observar con mayor detalle es el movimiento de las empresas hacia servicios basados en el llamado cloud computing o, simplemente, “la nube”: de manera oficial o, en muchos casos, simplemente por la vía de los hechos consumados, muchas empresas empiezan a encontrarse en un entorno sumamente confuso, en el que muchos empleados adoptan soluciones basadas en productos de consumo como Dropbox para obtener prestaciones de trabajo distribuido que la compañía, en muchos casos, no les proporciona.

Hace un par de días, GigaOM afirmaba, citando un estudio de Nasuni titulado Shadow IT in the enterprise, que uno de cada cinco empleados utilizaban Dropbox para documentos de trabajo, a pesar de que más de la mitad de ellos sabía que dicho uso era contrario a las políticas corporativas. Con más de cien millones de usuarios, Dropbox se ha convertido en el auténtico secreto a voces de muchísimas compañías, en el arma que los empleados utilizan para poder trabajar en condiciones de cierta comodidad con sus documentos desde distintos sitios, desde su casa o en modo compartido.

Mi duda, no obstante, es hasta qué punto este tipo de uso supone una verdadera ventaja. Me explico: en la primera fase de los sistemas de trabajo corporativos, ese Paleolítico en el que muchas empresas desgraciadamente se encuentran todavía, los documentos se creaban en el Office de Microsoft: los directivos utilizaban absurdamente casi más de su precioso tiempo en formatearlos que en escribirlos, y  si querían compartirlos con otros usuarios de la empresa, los enviaban como fichero adjunto en un correo electrónico. El sistema, obviamente, es aberrante en términos de productividad: cada vez que el fichero es enviado se genera una copia del mismo, que pasa a tener “vida propia”, a ser potencialmente alterada en diferentes versiones, y que es preciso reconciliar más adelante de manera manual o mediante el control de versiones (sinceramente, dudo de la estabilidad mental de nadie que se haya visto obligado a usar con frecuencia el control de versiones).

El uso de Dropbox supone una evolución desde el Paleolítico al Neolítico: en lugar de llevar a cabo un absurdo proceso de duplicación sucesiva, o peor, de directivos que parecen esquizofrénicos con desdoblamiento de personalidad  enviándose constantemente documentos a sí mismos, el archivo “se hace sedentario”, se sube a una localización centralizada en Dropbox y se comparte desde ahí. Un avance en términos de prestaciones, aunque los administradores de TI puedan pensar que es una aberración en seguridad. ¿Pero es realmente un avance en términos de flujo de trabajo? En el fondo, el fichero es descargado por cada usuario, el uso no es concurrente, y el trabajo compartido sigue resultando incómodo y farragoso cuando llegamos al punto, muchas veces necesario, de reconciliar diferentes versiones. Dropbox y sistemas similares de almacenamiento en la nube son sin duda una mejora, pero salvo para determinados usos puntuales, no tengo claro que sean lo que las empresas necesitan en sus flujos de trabajo.

La verdadera evolución tiene lugar cuando el elemento que se comparte es un documento con el que se trabaja de verdad en modo compartido. Los sistemas de tipo Google Drive, Zoho o similares revolucionan completamente los métodos de trabajo al plantear que una persona envíe simplemente un vínculo a otras con las que quiere colaborar, y que éstas, al abrir el enlace, aparezcan en un único documento en el que pueden ver en tiempo real el movimiento de sus cursores y la evolución de sus cambios, y contar además con herramientas de chat en una ventana a la derecha de la pantalla. Esa metodología, que en el caso de IE Business School muchos alumnos empezaron a adoptar mucho antes de que finalmente se la ofreciésemos de manera oficial, es la que de verdad revoluciona la metodología de trabajo, pero es la que sigo viendo como gran desconocida en la mayoría de las compañías.

Cuando las compañías adoptan una metodología basada en documentos compartidos – o incluso más allá, en modelos doc-less sobre los que hablaremos otro día – es cuando el resultado es verdaderamente notorio. Que varias personas colaboren en un único documento tiene algo de “revelación”: a partir de un mínimo período de adaptación, se ve tan natural como si siempre se hubiese trabajado así, y volver al sistema de versiones resulta completamente impensable. Todo el mundo cree entender lo que supone trabajar sobre un único documento, pero pocos lo han hecho con seriedad y han visto lo que realmente aporta esa filosofía. De hecho, mi experiencia es que, en muchas ocasiones, un documento compartido con un número razonable de personas trabajando sobre él y la ventana de chat abierta puede llegar a sustituir ventajosamente a una reunión de trabajo, tanto en términos de productividad como de grados de libertad para sus participantes. Hablamos, sencillamente, de una metodología superior.

Si de verdad queremos proporcionar ventajas tangibles a nuestros empleados y aprovechar la tecnología de manera ventajosa, debemos pasar de una filosofía de documentos que residen en discos duros de usuarios a una en la que todos los documentos, por principio básico, residen en un repositorio personal con posibilidad de ser compartido a nivel de cada documento con los permisos correspondientes. El almacenamiento en un disco duro remoto, a la Dropbox, puede parecernos que tiene sus ventajas, pero no es, como tal, un avance. Al menos, en comparación con lo que podemos obtener en la siguiente fase. Y de nuevo, hablamos de opciones que cualquier empleado puede adoptar fácilmente al margen de lo que diga el departamento de TI corporativo, con todo lo que ello conlleva. En manos de esos departamentos está no el conseguir que esa revolución de la productividad y las prestaciones tenga lugar, sino el que se haga además con un mínimo de control y en las condiciones adecuadas: si no hacen nada, la adopción acabará teniendo lugar, como en el caso de Dropbox, por la vía de los hechos consumados.

2 trackbacks

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[...] la introducción, les dejo el post ”La nube en las empresas: del simple almacenamiento al trabajo compartido” de Enrique Dans en el que brinda un gran consejo sobre productividad, aplicada al trabajo [...]

22 comentarios

001
InforTechBlog
04.12.2012 a las 08:25 Permalink

Trabajo en una empresa que ofrece soluciones en la nube y la verdad es que los clientes están encantados siempre, dicen que no hay comparación con las aplicaciones de escritorio que tenían antes de contratar los servicios y productos de la empresa.

¿El único problema? Que dependes mucho de la conexión a Internet (lentitud, caídas, …) pero por lo demás la nube es mucho más eficiente que el escritorio y desde luego que es el futuro de la informática.

002
Gaspar Fernández
04.12.2012 a las 08:40 Permalink

El problema que yo le veo, por el momento, es que la nube no está en el poder de la empresa. Aunque los servidores de Google Docs, por ejemplo son buenísimos, yo preferiría utilizar un pequeño servidor y saber que los archivos no podrían estar en manos de otra compañía.

A lo mejor es una sensación paranoica. Aunque sólo hay que dar tiempo para poder tener alternativas instalables decentes para uso de documentos de forma colaborativa en nuestra propia nube.

Igual que con Dropbox, poco a poco voy limitando su uso y las cosas importantes las voy moviendo a un ownCloud instalado en un servidor de la propia empresa.

003
Carlos
04.12.2012 a las 09:13 Permalink

Hola Enrique,
La verdad es que proyectos como el owncloud.org deberían ser adoptados por más empresas a modo nube corporativa. Aunque lo genial serían pluguins de trqbajo a tiempo real como en drive para este owncloud u otros productos que puedan salir.

Saludos

004
ASMPREDATOR
04.12.2012 a las 10:38 Permalink

Aunque sea fuera de contexto:
Solo por un clic podemos ayudar en algo a estos pobres niños que los recortes estupidos e hipocritas de un gobierno que hunde al pueblo esta realizando.
http://mariabastitz.blogspot.com.es/2012/12/no-al-sufrimiento-de-un-nino.html

005
Krigan
04.12.2012 a las 11:44 Permalink

Garpar Fernández:

La encriptación puede resolver ese problema. El verdadero problema no es dónde está el fichero, sino quién puede leerlo.

006
Rodrigo
04.12.2012 a las 12:21 Permalink

Krigan

No conozco esos servidores porque no he trabajado nunca con ellos, aunque entiendo que en el acceso se utiliza un protocolo seguro.

Pero mi duda es ¿se firma un contrato de confidencialidad?¿a quién recurro si mis datos se difunden porque dentro de la empresa que me ofrece los servicios hay alguien que le gusta hacer esas cosas?

Un saludo

007
Enric Juvé
04.12.2012 a las 12:48 Permalink

Totalmente de acuerdo con que lo realmente productivo es trabajar con documentos online colaborativos y no el puro almacenaje en la nube. Lástima que todavía quede mucho para que podamos disponer de aplicaciones de prestaciones profesionales que permitan trabajar de la misma manera con archivos gráficos y audiovisuales.
Sobre GoogleDocs, dos ex-eyeOS crearon hace unos meses Archy (beta), una aplicación de escritorio que mejora aún más la experiencia de trabajar con Gdocs ya que, entre otras cosas, permite la edición offiline.

http://www.archyapp.com/

008
Krigan
04.12.2012 a las 13:11 Permalink

Rodrigo:

Yo hablaba desde un punto de vista puramente teórico. El fichero se puede enviar y guardar encriptado en el servidor. No sé cómo lo hacen las implementaciones actuales, desde luego dudo que Google Docs lo haga así. Todo es cuestión de buscar si para ti es importante. En el peor de los casos, siempre puedes encriptar tú mismo tus propios ficheros, manualmente, aunque eso sea un coñazo.

Un problema real es la posibilidad de quiebra de la empresa que te ofrece servicios en la nube. Lo puedes paliar haciendo copias de seguridad frecuentes en tu propio servidor. Pero entonces no sé yo si la nube sale tan a cuenta económicamente.

En otras palabras, el problema real que le veo a la nube no es de seguridad de los datos, sino de dependencia de que la otra empresa no te interrumpa inesperadamente el servicio (por quiebra o lo que sea).

009
Jacinto
04.12.2012 a las 14:13 Permalink

No es ser paranoico, a mi me da escalofrios pensar la ligereza con la que se esta colocando la información de la empresa fuera del alcanze de esta, en otras jurisdicciones con otras premisas legales.

No es paranoia, “Remember ECHELON”.

http://es.wikipedia.org/wiki/ECHELON#Echelon_en_el_Parlamento_europeo

010
Jesús Polaino
04.12.2012 a las 14:39 Permalink

El tema de la encriptación (o sea de cifrar, que encriptar es una traducción literal del inglés) se resuelve muy fácilmente y sin esfuerzo. En la empresa y en casa yo uso cloudfogger que cifra automáticamente todos los archivos de un directorio y así viajan cifrados a la nube, se almecenan cifrados, y cifrados los descargo. Absolutamente nadie conoce la contraseña, sólo yo, así que ante un requerimiento judicial me tienen que obligar a revelarla, pero ante los casos de pérdida de memoria poco se puede hacer…

011
Luarca
04.12.2012 a las 14:42 Permalink

OneNote, Groove, SharePoint… y si nos metemos en Linux un “jarton” de herramientas colaborativas… no, la nube no aporta nada nuevo bajo el sol en colaboraciones (y no es necesario estar en el mismo edificio), solo la inseguridad de no saber donde carallo estan tus datos, ni quien los ve, ni si, como ya se ha dicho, mañana vas a tener servicio…

Lo siento, en la nube solo veo snobismo e inseguridad…

012
Javier Español
04.12.2012 a las 14:45 Permalink

Totalmente de acuerdo con que sería más productivo, pero sólo si se cumplen ciertas premisas:
1. Hay conexión. Parece una obviedad, pero la realidad es que mucha gente no tiene conexión en su trabajo, a lo sumo cuando llegan a casa (fuerzas de venta, por ejemplo). Enviarles un adjunto para que lo vean cuando lleguen a casa sigue siendo una opción muy válida. Están los smartphones y los pinchos pero no todas las empresas están dispuestas a asumir su coste sólo para permitir que sus usuarios móviles lean un documento que pueden leer luego en casa.
2. Los usuarios, no sólo el departamento de TI, deben estar adaptados al entorno “cloud”. Desgraciadamente a demasiados usuarios todavía no los puedes sacar de Office, les causarías un trauma. Todavía hay consejeros delegados a los que les imprimen los correos electrónicos, imagínate pasarles un link para que abran un documento cloud.
3. La seguridad y la propiedad de los datos que ya se han comentado en otros comentarios.
4. Existe la necesidad. Realmente, ¿cuántos de los documentos que generamos requieren de un entorno colaborativo, multiusuario, simultáneo, etc? Pocos. En la mayoría de los casos basta con un servidor de archivos a la vieja usanza…

013
Pit
04.12.2012 a las 15:11 Permalink

Sobre la nube y las políticas de confidencialidad, hay un poco de confusión

En lo relativo al almacenamiento de información (cloud compting es mucho más, pero centrémonos en esto), la nube permite independizarla del dispostivo de acceso: el usuario no sabe donde se localiza el fichero ni le interesa. Pero eso, y aquí reside a menudo la confusión, no necesariamente significa que el fichero esté alojado fuera de la empresa. No lo estará si hablamos de “Nube privada”, que es por la que optan la mayoría de las grandes y muchas medianas empresas: varios centros de datos “propios” (sobre esto también hay matices, pero dejémoslo así)

De modo que adoptar un modelo de nube no implica necesariamente alojar contenidos bajo el control de terceros. De hecho, diría que no es así en la mayoría de los casos de grandes corporaciones.

Las soluciones de nube de Google, Microsoft y otros, pueden implantarse en un modelo de nube privada (alojadas en servidores corporativos) como de nube pública (la que emplea el gran público), y varios tipos de modelos mixtos

Si se escoge la estrategia adecuada y se mezcla con la virtualización de escritorio, los resultados son espectaculares en todos los sentidos: tanto en productividad como en costes.

014
trikar
04.12.2012 a las 16:06 Permalink

Enrique, hablas del neolítico.Te hablare del jurasico.Mi empresa tiene que gestionar para el cliente diversos proyectos que luego son tramitados a la adm publica, ayuntamientos en su mayoría. Los aytos el de Madrid por ejemplo,nos pide la documentación en papel, por triplicado y una copia en un CD. Los proyectos son pdfs de 200 hojas de papel de media, que tenemos que imprimir,extrapola eso a los cientos de proyectos que llevamos para toda España, y decenas de ayuntamientos que a su vez nos piden hasta 4 copias en papel, una para cada técnico. En aytos pequeños a lo mejor puedes mandarles una contestación por mail,pero muchos te dicen que todo por registro y en papel…
Todo nuestro sector, la competencia,etc trabaja igual porque tiene que hacer lo mismo con los ayuntamientos. Cuantos miles de euros gastamos en papel.¿cuanto tiempo se pierde en ir a los aytos, muchas veces a cientos de km porque no aceptan que les envíes la documentación por mail y por correos, te puede salir 10€ mandar un proyecto…
El Dropbox, lo usamos un monton de compañeros, pero habla tu a los jefes del google drive y editar online los docs. Tiramos de Excel en servidores y si esta usándolo uno, te esperas a que acabe para seguir tu.
La firma digital, un dropbox con el técnico del ayto y pasarlo los documentos según los vaya requiriendo, y no tener que visarlos digitalmente,que luego haya que volver a cambiarlos,etc. Etc es algo tercermundista y habitual, en mi caso desesperante pero no se puede hacer nada a no ser que se imponga por LEY trabajar en digital (y sin copias de cds)

015
Fe
04.12.2012 a las 16:57 Permalink

Enrique!!…

Hoy me gustó (Up) el enfoque del artículo… super bién planteado y sencillito… un aprendizaje significativo… Más claro imposible!!

Ahora me gusta más el *Zoho*, todo que da a gusto del consumidor…
precisamente ayer le estaba echando un ojito… tiene muchas bondades :-)

Hugzzz!!

016
Detective
04.12.2012 a las 18:52 Permalink

Todo documento laboral o personal que se suba a la nube debería encriptarse antes de ser colgado en la misma.

Es la única forma de tener algo de certeza de que nuestra información sólo será accesible por su legítimo propietario.

017
Gorki
04.12.2012 a las 20:03 Permalink

Creo que aquí se habla de cosas diferentes, Una es utilizar el Dropbox para TRASLADAR un fichero a cualquier ordenador situado donde sea, por ejemplo para “llevarse” trabajo a casa. Otra utilizar Dropbox para DAR A CONOCER un fichero a un público diseminado geográficamente. Por ejemplo colocar los planos de despiece de un motor, para que estén al alcance de los talleres de reparación. Y la tercera opción es para TRABAJAR CONJUNTA y SIMULTÁNEAMENTE en un mismo documento, por ejemplo una clase preparando conjuntamente un caso teórico.

En los dos primeros casos, el uso del Dropbox es extraordinariamente cómodo, y (salvando los problemas de confidencialidad que algunos apuntan), terriblemente práctico.

Para trabajar conjuntamente en un único documento, estoy de acuerdo, hay herramientas más eficaces de hacerlo y además algunas existen desde mucho antes de que se inventara el Dropbox, aunque sean poco conocidas.

En mi opinión, no han tenido mucho uso, porque el trabajo simultáneo de varias personas en un mismo documento, es algo que en una empresa se hace muy de tarde en tarde.

Quizá el problema es que la cultura de trabajo que tenemos, nos lleva a trabajar juntos, jerárquicamente organizados, es decir dividiendo una tarea en varios niveles de tareas más simples y resolviendo cada cual una individualmente, pero no en equipo, en lo que pudieran ser una “taskforces” donde la jerarquía desaparece, Yo al menos, han sido anecdóticas las veces que en mi vida profesional he trabajado de ese modo y siempre forzado por la necesidad de acabar a la furza algo a plazo fijo.

018
David
05.12.2012 a las 02:40 Permalink

Hola

La verdad es que la cultura de las empresas está muy arraigada a los paradigmas que existen sobre el cloud.
Incluso si utilizáramos una herramiemta que ofrezca contratos de confidencialidad o comunicación cifrada las empresas siempre subestimaran la seguridad de las empresas que ofrecen servicios cloud. Solo cuando se llegue a demostrar que los servicios son seguros y se tenga como referencia un buen numero de clientes que lo certifica. Nos quitaremos el prejuicio de la inseguridad de los sistemas cloud.

019
José Mª San Agérico
05.12.2012 a las 12:04 Permalink

Efectivamente lo de Dropbox (que utilizo desde hace años y con el que estoy encantado a nivel personal) parece ser la “solución” de moda. Evidentemente aporta mejoras frente a los mails y los USB, pero se queda muy lejos de una solución colaborativa o de una gestión documental como me plantearon el otro día en una visita comercial!

Por completar las opciones , faltaría Sharepoint Online que forma parte de Office 365 (la nube de Microsoft para productividad/comunicación de equipos de trabajo) y donde también hay herramientas de edición web (Office Web Apps).
Éste aporta repositorio de documentos con versionado, subscripciones, sencillos workflows pero también calendarios, foros, ….

Disclaimer: somos distribuidores de Office 365 (y versiones anteriores) desde hace 3 años ;-)

020
carlos hernandez guarch
05.12.2012 a las 14:05 Permalink

Como abogado que colabora con la Plataforma de Afectados por la hipoteca puedo dar testimonio de lo enormemente gratificante que resulta la utilización de este tipo de herramientas. Situación real.

sabado 10 de noviembre de 2012. Reunión de abogados de las distintas plataformas de afectados por la hipoteca en Barcelona, en esa reunión se asumió el compromiso de preparar un escrito con el que solicitar la suspensión de los procedimientos de ejecución hipotecaria.

A las 23:00 horaas ya había una primera versión del documento subida a traves de google groups mientras uno de los letrados regresaba en el AVE a Madrid.

A las 00:30 aproximadamente se creo un titanpad sobre el que se estuvo trabajando durante dos dias por una docena de abogados desde toda España.

Martes 13 de noviembre 11 Am se cierra la versión definitiva, una copia de dicho escrito se remite al Consejo General de la Abogacia Española ( CGAE)

Miércoles 14 de noviembre, tras dos modificaciones el CGAE lo difunde entre todos los colegios de Abogados los cuales a su vez lo reenvian a todos los abogados de España en los días sucesivos.
http://www.abogacia.es/2012/11/14/la-abogacia-facilita-a-los-ciudadanos-un-escrito-para-la-suspension-inmediata-del-desahucio/

Lunes 19 de noviembre se presentan por los propios ejecutados en los diferentes juzgados de España cientos de escritos.

021
Pedro
07.12.2012 a las 01:13 Permalink

Me quedo antes con Skydrive y su integración con Office.

Mil veces mejor que la cutrex de Google Drive.

Y para empresas Office 365.

022
José María Bautista
12.12.2012 a las 22:41 Permalink

Sharepoint es insufrible!
Solo lo defiende uno que es distribuidor. Claro.

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