El Blog de Enrique Dans

Mis ideas sobre las presentaciones en público

Escrito a las 12:10 pm
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Un par de artículos recientes, este Death to PowerPoint!en Business Week y este otro, Want to impress your boss with a TED-style presentation? Read on! de C. Todd, compañero en IE Business School, han llevado a que me plantease un artículo sobre mi forma de tratar las presentaciones, una actividad en la que llevo ya muchos años de experiencia. No pretendo hacer un “libro de recetas”, por supuesto, ni creo que mi estilo sirva para todo y para todos, pero, con suerte, posiblemente pueda servir para ayudar a alguien.

¿Cómo me planteo una presentación? En primer lugar, y aunque parezca obvio, aceptando hacer dicha presentación solo cuando sé del tema y tengo algo que decir. Parece una tontería, pero creo que el éxito de una presentación viene de que las ideas estén muy claras en tu cabeza,y que la presentación sea únicamente una manera de organizarlas de cara a su exposición en público. Si dependes de la presentación para “saber qué decir”, me temo que no es un buen comienzo.

Para mí el primer paso de una presentación empieza abriendo un documento en blanco de un programa de presentaciones. De nuevo obvio, lo sé. Pero no me enfrento a la presentación como tal, sino que utilizo el documento como un editor de texto. Me explico: pongo el programa en modo notas del presentador, y construyo una lista de puntos con la estructura de lo que quiero decir. Un punto por diapositiva, con el orden como un criterio secundario. Si me acuerdo de algo, lo dejo caer en la parte de notas de una diapositiva, ya tendré tiempo de ordenarlo luego. Lo importante es que las ideas estén en esa lista, cada una en una diapositiva, para que pueda pasar al siguiente paso: ordenarlas.

La estructura de una presentación es importante para mí. En muchas ocasiones planteo el escenario primero, doy mis ideas después, y cierro con conclusiones siguiendo lo que sería una estructura tradicional, pero en muchas otras me gusta empezar con una idea rompedora que llame la atención, pasar después a apoyarla en contexto, datos y evidencias, y retomar la idea inicial para cerrar. Es algo muy personal, y lo importante es que las ideas en tus diapositivas, que por el momento no son más que una lista de puntos, fluyan de manera lógica y natural para ti.

Una vez ordenados los textos en las notas de las diapositivas, ya tengo el flujo de la presentación. Muchas veces, las notas son una palabra. O un “aquí va el diagrama X, o la tabla Y”. Perfecto, Pasamos a darle vida: simplemente, escojo ilustraciones para cada diapositiva, procurando seguir un criterio minimalista. Pocas ilustraciones, o una sola ilustración, mejor que muchas. La razón es sencilla: quiero dar a mi audiencia un punto de atención y de evocación de lo que voy a contarles, pero no quiero que su atención se vaya enteramente a ese punto, sino que sea algo que procesen rápidamente. Simplemente, porque si no, no harán caso a lo que yo les tenga que decir mientras no hayan procesado lo que hay en la diapositiva. Si pones un rollo de texto, puedes decir lo que quieras tras el clic de la transición, porque nadie te hará ni maldito caso hasta que haya leído la diapositiva completa. Por tanto, pocas ilustraciones, alguna tabla o pantallazo, y eso es todo. En escoger las ilustraciones tardo mucho menos que en el diseño de la presentación en texto.

¿De dónde saco las ilustraciones? De dónde puedo. Si tengo conexión, de la red, de Google Images. Si no la tengo, de mi propia librería, de la que voy construyendo con las ilustraciones del blog o con cosas que veo pasar y me guardo en mi repositorio. Pueden ser de todo: imágenes, una viñeta de un chiste, una captura de pantalla de una aplicación o de una noticia, una tabla, una palabra… No tengo ningún problema con el reciclaje, aunque la misma imagen no siempre se utilice para lo mismo. A veces, alguna persona dice eso de “Enrique está repitiendo presentación”… casi nunca es cierto. En prácticamente todos los casos rehago mi esquema, lo reordeno e introduzco cosas nuevas; pero para algunas personas, reconocer una simple imagen en una presentación parece implicar, curiosamente, que “la presentación es igual”.

Último paso: recorrer la presentación, reordenar algunas cosas, y añadir datos, típicamente números, que pueda necesitar y que corra riesgo de olvidarme. Tomo mis notas, las amplío a tamaño de letra superior a treinta, y me aseguro de que podré tener la pantalla de mi ordenador a la vista cuando presento, porque la lista de puntos con la que empecé ha terminado por ser las notas de mi presentación, y sería absurdo no poder utilizarla porque no la tengo a mi alcance. Soy muy pesado con ese tema, insisto mucho en él, y odio cuando, tras haberlo dicho, el organizador del evento pretende que mi portátil esté en una cabina de control y que yo solicite el cambio con un pulsador. No es “divismo”: simplemente, mi estilo no permite ese método, y si quieres que tu evento salga bien, tendrás que adaptar la infraestructura técnica a quien presenta las ideas, no al revés. Parece de sentido común, pero aún así, a veces falla. Además, resulta importante para mí poder ver rápidamente no solo la diapositiva en la que estoy, sino la siguiente: me permite organizar mi flujo mental. En Keynote, esto es facilísimo de hacer. En PowerPoint, la posibilidad existe, aunque casi nunca veo a nadie utilizarla. Otra cosa: llevo siempre mi propio ratón inalámbrico. Cuando estás en un escenario, quieres tener una total familiaridad con el dispositivo que utilizas, y no andar equivocándote de botón o no siendo capaz de encontrar el puntero láser porque no estás acostumbrado.

El resultado suele ser una presentación con más diapositivas de las que se suelen recomendar como regla básica – no es extraño que tenga más diapositivas que minutos, pero es que muchas pasan en proyección solo algunos segundos, – típicamente con una sola o unas pocas ilustraciones por diapositiva, y una serie de notas que puedo ver en un vistazo rápido si se me olvidase – que no se me suele olvidar – la relación entre la ilustración y lo que quiero decir, o si necesitase un dato numérico. Con una estructura así, no me importa en absoluto cambiar el orden si una pregunta o interrupción me lleva a ello, ni saltarme una parte de la presentación si de repente la tengo que adaptar a un tiempo menor. Además, soluciona uno de mis problemas típicos: en IE Business School tengo constantemente cursos de contenido similar en español y en inglés, y tener diapositivas así evita en gran medida el trabajo de traducción, dado que suelen contener muy poquito o ningún texto y mis notas me da exactamente igual que estén en uno u otro idioma.

Por último, doy una pasada final para poner las transiciones. Típicamente, una para cambiar entre bloques temáticos, y otra para dentro de los mismos. No uso más de tres o cuatro transiciones en una presentación, de otra manera se vuelven una distracción. Sí reutilizo, de manera muy habitual, los cierres de conferencia, las páginas de título y de despedida, etc. porque considero que forman parte de un elemento reconocible de estilo.

Y eso es todo. ¿La gran ventaja? Partiendo de la base de que sé de lo que voy a hablar, necesito realmente muy poco tiempo para preparar una presentación. Y por lo visto, no suele quedar demasiado mal :-)

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26 comentarios

001
Vicente
14.10.2012 a las 12:51 Permalink

Me ha encantado, además, lo comparto al 100%, al estar leyéndolo me ha dado la sensación que hablaba de mi mismo, menos en una cosa, a mi me cuesta bastante tiempo prepararme una presentación, supongo que es falta de práctica.

Saludos!!!

002
Fidel Pérez
14.10.2012 a las 12:53 Permalink

Desde hace años utilizo Power Point, incluso después de mi Applelificación y últimamente he visto cosas muy interesantes hechas en Prezi. Lo has probado?

003
@rocaroldan
14.10.2012 a las 12:58 Permalink

Doy fe de que las presentaciones te quedan muy bien. Cuando me pase a Mac probare el Keynote, en el Powerpoint se pueden tambien hacer cosas interesantes, Prezi tambien me gusta aunque como bien cuentas saber de lo que hablas en una presentacion es lo mas importante…
Un saludo Enrique;-)

004
non-native speaker
14.10.2012 a las 13:17 Permalink

Qué programa de presentaciones utilizas?

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InforTechBlog
14.10.2012 a las 13:24 Permalink

Yo que también tengo que hacer una presentación de vez en cuando, puedo decir que si no tienes claro qué es exactamente todo lo que vas a decir y tienes que estar mirando a las transparencias cada poco no será una buena conferencia.

Más que nada lo principal es saber de lo que hablas y hacerlo interesante, el resto de factores son lo de menos ya que si de lo que hablas es interesante la gente casi ni se fija en las transparencias.

006
Alfonso del Amo-Benaite
14.10.2012 a las 13:43 Permalink

Me gusta, es claro y didáctico. Me apunto la manera de utilizar las ilustraciones.

007
Mauricio
14.10.2012 a las 13:55 Permalink

Muy interesantes, tanto la anotación como los artículos enlazados. ¿Has probado Prezi? ¿Alguna experiencia al respecto?

008
Ernesto
14.10.2012 a las 14:23 Permalink

Buenas sugerencias!! Aun recuerdo las clases de CRM y las referencias a “CRM Manolito” :)

009
Gerardo Salvador
14.10.2012 a las 16:22 Permalink

Y hay una cosa esencial que se olvida muchísimo y que a mi parecer aburre a la audiencia como pocas… Leer. He visto cantidad de presentaciones con una persona leyendo directamente la transparencia y esto disminuye la atención del público hasta tocar suelo. No se como todavía esta gente no se toma nota de estas cosas.

010
karen rivera canul
14.10.2012 a las 19:08 Permalink

considero que antes de hacer una presentacion debes de tener en claro las ideas a tratar con la finalidad de generar un interes en el publico y que no se aburra con un sin fin de textos. Las presentaciones deben de ser divertidas con videos, frases, etc.

karen rivera

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Xavier Pelfort Riera
14.10.2012 a las 19:21 Permalink

Enrique: ¿solo usas Keynote? ¿que otros programas recomiendas?

012
Enrique Dans
14.10.2012 a las 20:44 Permalink

#002, #003, #007: Sobre Prezi… sí, lo he probado. Tiene de bueno que no se parece a lo habitual y que proporciona una idea, la de “roadmap” de la presentación, que la aleja de la linealidad habitual y es interesante. De malo tiene que las presentaciones se parecen demasiado entre sí, que está hecho en Flash (y tiendo a rehuir por naturaleza todo lo hecho en Flash), y que no me permite disponer de una pantalla de presentador en la que ver la diapositiva que viene y mis notas.

#004, #011: sí, ahora mismo solo uso Keynote. Me valdría cualquiera en el que pudiese disponer de pantalla secundaria con relojes (total y de tiempo de presentación) y visión de la diapositiva siguiente y de las notas del presentador. En PowerPoint sé que se puede hacer, pero solo he visto utilizar esa prestación a conferenciantes de Microsoft, así que supongo que no debe ser demasiado fácil de configurar. Sobre Keynote, está bien, pero me encantaría que Apple me dejase plantearle algunas mejoras… ;-)

013
overbook.in
14.10.2012 a las 22:13 Permalink

Yo he asistido a 3 presentaciones tuyas, y tengo que decir que lo que más me ha gustado no ha sido lo que comentas en este post (que es digno de destacar), sino la capacidad de síntesis y de poner ejemplos que tienes. Lo de “cuando haces Pop ya no hay Stop” (que creo que ya no utilizas) era mundial a la hora de explicar los cambios tecnológicos que tenemos que adoptar, y la frase la uso yo en mis presentaciones internas dentro de mi empresa (por supuesto, cito al creador).

Como has comentado alguna vez, solamente te ha faltado acuñar algún término que sintetizase todo una filosofía para hacerte mundialmente famoso. Otros lo hicieron con “Web 2.0″ o “Long tail”.

014
Javier
14.10.2012 a las 22:33 Permalink

Gracias por este artículo. Para mi ha sido muy iluminador.

015
Jose Luis Portela
15.10.2012 a las 07:26 Permalink

Muy de acuerdo en lo que dices, sobre todo el punto que comentas que eso funciona para ti, y que cada uno tiene que hacer lo que se adapte a el y al tema. Dicho eso si creo que hay grandes reglas generales a seguir

Yo solo añadiría un par de cosas

1. Como se que solo se recuerda aquello que emociona, procuro hacerlo siempre en mis presentaciones para que se puedan recordar
2. La clave. En una ponencia jamás se van a recordar mas de tres conceptos, así que pienso que tres grandes ideas quiero transmitir y construyo todo alrededor de esto

016
Eduardo
15.10.2012 a las 10:23 Permalink

Muy buen artículo Enrique, completamente de acuerdo con tus planteamientos. Yo de vez en cuando también tengo que hacer alguna presentación, y al respecto del software, he encontrado una gran diferencia al usar keynote en vez de powepoint. La última que realicé fue con keynote para iPad y quede gratamente sorprendido.

017
PEDRO
15.10.2012 a las 11:40 Permalink

Enrique has captado muy bien la idea de síntesis, poco texto y a ser posible 1 foto por diapositiva. Todo eso es cierto.
Las presentaciones son un arte y no son fáciles de llevar a cabo. Yo añadiría que es bueno llevar unas tarjetas (en la mano o en el bolsillo) con las diapositivas impresas. La razón es doble. Si falla la técnica (a veces ocurre) podrás continuar explicando sin proyector hasta que todo se solucione, y, teniendo las tarjetas a mano puedes consultar cuál viene después si lo necesitas. No olvidar numerarlas, que ya pasó que a alguien se les cayó al suelo y luego ponte a ordenarlas.
Al margen de todo esto, luego están otras muchas cosas que también cuentan. Cómo vestirse, como mirar al público, cambiar de posición en el escenario por cada idea que expones, el lenguaje corporal… podríamos estar hablando horas de esto.
El media training es esencial si se quiere que una presentación sea “casi” perfecta. Y, como todo, esto se entrena.

018
Kasumi
15.10.2012 a las 12:23 Permalink

Mi última presentación fue algo similar a lo que cuentas: Tenía que sorprender a una audiencia con un tema y elegí uno que conocía bien y que imaginaba que ellos no, por lo que la idea no era “enseñar” sino atraerles, despertar su curiosidad y que no desconectaran, así que opté por usar imágenes para ilustrar mis ideas, ¡y qué cambio!

Confieso que ahora me gusta la idea de hacer más presentaciones así, pero cuando lo que hago es dar clase o presentar trabajos, no creo que sean lo más adecuado.

019
Jesús
15.10.2012 a las 12:47 Permalink

Muy buena entrada Enrique. Pero me entra una duda sobre si alguna vez te has visto forzado a hacer una presentación con números y datos como ha cuadrado con tu modelo de trabajo o como has resuelto el problema. Algo común en ámbitos científicos, y tengo curiosidad por saber como procedes entonces.

020
delivolicita
15.10.2012 a las 17:45 Permalink

Buenísima entrada.

Gracias

021
juan Urrios
16.10.2012 a las 08:47 Permalink

Fantástico tu artículo Enrique, muy clarito y tienes toda la razón en lo que dices. Un abrazo

022
Roger Prat
16.10.2012 a las 09:55 Permalink

Enrique,

Activar la Vista del Moderador en PowerPoint no es para nada complejo y además, coincido contigo que es extremadamente útil (y no sólo a la hora de presentar).
Lo expliqué recientemente en mi blog.

http://www.presentable.es/software/3-pasos-para-crear-un-powerpoint-multifuncional/#comment-966

Un saludo!

Roger

023
Alfonso Alcantara
20.10.2012 a las 09:58 Permalink

Enrique, me parece muy buena idea empezar inspirándote con la presentación en blanco y trabajando en formato notas. Enfrentarse a un documento si contenido es algo duro que obliga a elaborar y a innovar, de alguna forma.

¿CÓMO ES MI PROCESO DE ‘GESTIÓN DE CONTENIDOS’ PARA PRESENTACIONES? Por resumir, para mí hay tres cosas importantes a la hora de elaborar una Keynote:

1) DECÁLOGO. Encontrar el ‘decálogo de ideas’ que quiero transmitir, que me gustaría que la audiencia recordara al terminar y que forman un mapa mental o un puzzle de conocimiento sobre el tema que trabaje: empleo 2.0, productividad, networking, recursos humanos 2.0, emprendedores… Cada idea una sola palabra, una sola frase, una sola imagen. Siempre que pueda. Y el humor y promover la actividad, como dos objetivos importantes.

Luego reordeno, reestructuro o cambio el tamaño de ese ‘decálogo’ (que puede incluir menos o más de 10 puntos)

2) IDEAS–>IMÁGENES Las ideas del decálogo me llevan a buscar lo que yo llamo ‘orientabits’ o trozos orientadores (imágenes, vídeos, historias, frases, metáforas…) que puedan ilustrar de una forma simples esas ideas. Realmente esto es lo que me lleva más tiempo a la hora de preparar una presentación.

Suelo encontrar esos Orientabits en mi disco duro. Desde hace años y de forma casi diaria recopilo contenidos usando Delicious, ahora Diigo, para almacenarlos y etiquetarlos. Periódicamente de esos marcadores voy procesando, descargando o copiando en el Mac las imagenes, textos, vídeos, etc. para tenerlos disponibles. Ni que decir tiene que la clave para que este proceso sea útil es ‘multietiquetar para encontrar’.

Cada vez más descargo imágenes y vídeos sin pasar previamente por un marcado social para ahorrar tiempo en este paso intermedio y porque cada vez más, a la vez que los guardo, también aprovecho para compartir eso contenidos inmediatamente en redes sociales.

3) IMÁGENES–> IDEAS. El proceso inverso, repasar imágenes, vídeos, historias… almacenadas es una fuente de inspiración que te hace salir de los contenidos que tienes preparados para encontrar nuevas ideas.

Este proceso de gestión de contenidos es la máquina que alimenta mis presentaciones, publicaciones en el blog y en redes sociales, en otras publicaciones convencionales y en las aportaciones a proyectos o grupos de trabajo.

En todo caso, en esto de la ‘content curation’ 2.0 me quedaría con dos principios:

“Antes de abrirte un blog, ábrete un Word”, reflexión que leí de @calvoconbarba.

“Las redes sociales te hacen más visible, pero no más interesante”, idea que creo leí en un artículo tuyo y que suelo parafrasear así ;-)

024
Giovanni Higuera
20.10.2012 a las 21:54 Permalink

En general comparto el método, de mi practica personal agrego dos ideas 1.- repasar una y otra vez la presentación den el proceso de construcción en este procesos siempre surgen ideas para adicionar o retirar material y 2.-siempre inserto los vídeos y audios dentro de la presentación que cosa mas horrible tener que romper la presentación para rodar un vídeo u audio desde otro programa

025
Natalia Gironella
12.11.2012 a las 20:30 Permalink

Hola Enrique,

Gracias por tu artículo. Muy bueno. Soy profesora del IE también, precisamente de Comunicación estratégica y creo que has comentado una parte muy interesante. Trabajo con muchos ponentes y yo misma, en muchas ocasiones, doy ponencias y considero de mucha importancia que los organizadores de eventos respeten tus necesidades y maneras de organizarte. Muchos de ellos lo consideran simplemente manías y sin embargo, estos detalles consiguen que la exposición fluya de manera natural y cómoda. Por ejemplo, has comentado una cosa que es básica: la necesidad de visualizar la slide por la que vas y la siguiente. En el keynote es muy sencilla esa posibilidad pero no he conseguido poder utilizar esa herramienta en el ppt, ¿Podrías decirme si existe esa posibilidad en este programa? que yo pueda ver en pantalla la siguiente slide pero, obviamente, no se proyecte al público?

Muchísimas gracias.

026
Roger Prat
12.11.2012 a las 22:04 Permalink

Hola Natalia,

PowerPoint tiene lo que se conoce como vista del moderador. Un par de comentarios más arriba dejé el link de un artículo que escribí al respecto.

La vista del moderador permite ver la diapositiva actual y sus notas adjuntas, el tiempo transcurrido y la hora, y las miniaturas de las diapositivas precedentes y siguientes.

Es muy sencillo de configurar.

Un saludo,

Roger

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